Aktenvernichtung - durch Schreddern der Akten

Warum professionelle Aktenvernichtung?

Wenn Sie Ihre privaten oder gewerblichen Unterlagen sicher und fachgerecht entsorgen wollen, dann lautet der Fachbegriff dafür: „professionelle Aktenvernichtung“. Doch die Akten und Ordner mit einem herkömmlichen Aktenvernichter zu schreddern, reicht durch die aktuelle Gesetzeslage meist nicht aus und ist auch noch mühsam. Diese Vorgaben sind vor allem aus der Europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). In diesen gesetzlichen Vorgaben werden sogenannte „Technische und Organisatorische Maßnahmen“ (kurz: TOM), definiert, die in der ISO 21964 (DIN 66399) beschrieben werden.

REISSWOLF bietet umfassende Dienstleistungen zur Aktenvernichtung an, die höchsten Sicherheitsstandards entsprechen.
Unsere Prozesse sind durchgehend überwacht und erfüllen die Vorgaben nach ISO 21964 (DIN 66399). Die Vernichtung umfasst sowohl Papierakten als auch digitale Datenträger, wodurch ein Höchstmaß an Datenschutz gewährleistet wird​​.

Welche Varianten gibt es bei der Aktenvernichtung?

1. Sofortbefüllung/beladung (= eine Anfahrt, inklusive Wartezeit)

Eine schnelle und günstige Methode für die Entsorgung.

Wir vereinbaren gemeinsam einen Termin und eine Zeitspanne zur Abholung. Sie halten zuvor alle Akten und Unterlagen bereit und befüllen die Sicherheitsbehälter gleich nach unserer Ankunft mit dem LKW-Fahrer. Das dauert ca. 5 bis 10 Minuten pro Behälter.

2. Normale Abholung (= zwei Anfahrten, stellen und holen)

Bei dieser Variante erhalten Sie unsere verschließbaren Mietcontainer für den gewünschten Zeitraum. Sie können Ihre Akten in Ruhe sortieren und entsorgen.
Sie können zuvor einen Abholtermin festlegen oder den Behälter auf Abruf holen lassen. Achten Sie dabei auf unseren Lieferturnus.

3. Selbstanlieferung (an ausgewählten Standorten möglich)

Dokumente aller Art und auch andere Datenträgertypen können Sie selber zu den Öffnungszeiten abgeben. Das ist die flexibelste und kostengünstigste Möglichkeit der Aktenentsorgung. Hier finden Sie Standorte zur Selbstanlieferung.

Wie erfolgt der Transport von Akten?

Diesbezüglich liefern wir Ihnen für alle Zwecke, unsere abschließbaren Sicherheitsbehälter, für die Entsorgung aus Ihrem Archiv oder für den laufenden Geschäftsbetrieb. Die abschließbaren Container gibt es in verschiedenen Größen. Unsere Fahrzeuge sind mit festem Kofferaufbau und immer mit GPS ausgestattet. Die Abholung der Dokumente wird auf einem Übergabeprotokoll dokumentiert.

Was darf in die Container?

• Aktenordner aus Pappe (die Metallbügel sind kein Problem), Dokumentenmappen aus Pappe oder Papier, Papierhefter, Lose Unterlagen und anderes Papier, Geringe Mengen Klarsichtfolien

Was darf nicht in die Container?

• Klarsichtfolie in großern Mengen, Verpackungsmaterial, Digitale Datenträger ("Harte Datenträger")
  

Warum ist es wichtig, die Akten datenschutzkonform zu entsorgen?

Es gibt mehrere wichtige Gründe, warum man seine Akten nicht einfach in den Müll werfen sollte:

1. Datenschutz und Privatsphäre: Akten enthalten oft sensible und persönliche Informationen wie Namen, Adressen, Sozialversicherungsnummern, Bankdaten und medizinische Informationen. Wenn diese Dokumente einfach in den Müll geworfen werden, könnten sie von Unbefugten gefunden und missbraucht werden, was zu Identitätsdiebstahl und anderen betrügerischen Aktivitäten führen kann.
2. Gesetzliche Vorschriften: In vielen Ländern gibt es strenge Datenschutzgesetze, die den Umgang mit persönlichen Daten regeln. Unternehmen und Einzelpersonen sind gesetzlich verpflichtet, solche Daten sicher zu vernichten. Ein Verstoß gegen diese Vorschriften kann zu erheblichen Geldstrafen und rechtlichen Konsequenzen führen, siehe DSGVO.
   
3. Unternehmenssicherheit: Für Unternehmen kann das unachtsame Wegwerfen von Akten erhebliche Risiken bergen. Geschäftsgeheimnisse, finanzielle Daten und andere vertrauliche Informationen könnten in die Hände von Wettbewerbern oder Kriminellen gelangen.
4. Ordnung und Nachvollziehbarkeit: Eine ordnungsgemäße Aktenvernichtung hilft dabei, die Übersicht und Ordnung in den eigenen Unterlagen zu bewahren. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die einer Aufbewahrungspflicht unterliegen und bei Bedarf Dokumente vorlegen müssen.
5. Umweltschutz: Viele Akten enthalten Materialien, die recycelt werden können, wie Papier und bestimmte Arten von Kunststoff. Indem man diese Materialien richtig recycelt, trägt man zum Umweltschutz bei und reduziert die Menge an Abfall, die auf Deponien landet.

Um sicherzustellen, dass persönliche oder geschäftliche Dokumente sicher entsorgt werden, sollte man sie schreddern oder einen professionellen Aktenvernichtungsdienst in Anspruch nehmen. Dies bietet die Gewissheit, dass die Informationen sicher und gesetzeskonform vernichtet werden.

Fragen Sie dazu am besten bei dem Datenschutzbeauftragten in Ihrer Firma nach. (Ein Angestellter eines Unternehmens oder ein externer Datenschutzbeauftragter, der für den betrieblichen Datenschutz zuständig ist).

Wie kann ich meine Akten entsorgen?

Als Privatperson können Sie genauso wie gewerbliche Kunden Ihre Akten zu einem Vernichtungsstandort bringen oder abholen lassen. Die Abgabe kann direkt in dem Vernichtungsbetrieb erfolgen oder auf einem Wertstoffhof. Sie sollten dabei aber viel Wert auf die Sicherheit legen und Ihre Akten vor Ort nur in verschließbare Sicherheitscontainer einwerfen. Unser Team steht Ihnen zur Beratung bei der Vernichtung Ihrer Akten gern zur Verfügung.
Rufen Sie uns an oder Schreiben Sie uns eine E-Mail.