Mieterakte scannen beim Scandienstleister
Wir Scannen & Digitalisieren Ihre Mieterakten
Das Scannen von Mieterakten oder Immobilienakten führt zu einer enormen Zeitersparnis für die Verwaltung und Pflege dieser Unterlagen. Die Bestandsarchive der Immobilienwirtschaft werden immer umfangreicher und wachsen stetig. Die Optimierung Ihrer Mietabteilung durch digitalisierte Akten und die Einführung der digitalen Mieterakte bedarf zunächst jedoch der Übergabe von Unterlagen mit extrem sensiblen und vertraulichen Personaldaten an einen Scan-Dienstleister. Wir übernehmen den Transport der Akten und holen die Mieterakten bundesweit direkt bei Ihrer Firma ab. Die Mieterakten werden ähnlich wie bei der Aktenvernichtung in verschließbare Alucontainer verbracht oder per Versand GPS-überwacht transportiert. Unsere Prozesse sind ISO 9001, ISO 27001 und nach DIN 66399 zertifiziert.
Sollten Sie zwischendurch Ihre Akten dringend benötigen, bieten wir Ihnen hierbei die Möglichkeit, innerhalb weniger Stunden, Ihre Mieterakten priorisiert zu scannen und Ihnen über unser eigenes RW fit -
Datenportal zur übertragen.
Sie können uns gern eine Mieterakte für einen kostenfreien Probescan per Einschreiben zusenden.
Wie wird die Mieterakte gescannt?
Wir holen Ihre Dokumente ab und bringen sie in unseren Archivstandort. Dort scannen wir Ihre Akten mit modernsten Hochleistungsscannern und Ultraschallsensoren zur Erkennung von Doppelblatteinzügen. Qualifizierte Mitarbeiter steuern und überwachen den Scan-Prozess. Das Ergebnis sind PDF / A-Dateien. die für eine Langzeitarchivierung geeignet sind und über eine Volltext-OCR-Erkennung für die Schlagwortsuche verfügen. Pro Akte erstellen wir für Sie eine PDF / A-Datei (oder TIFF), die nach der Originalakte benannt wird. Auf Wunsch werden die in der Originalakte enthaltenen Registerbezeichnungen in der digitalisierten Akte abgebildet.
Übergabe der digitalen Mieterakten
Ihre digitalisierten Akten stellen wir Ihnen über ein von Ihnen favorisiertes Medium zur Verfügung, wie z. B. CD / DVD / Webarchiv, Sftp-Server usw.
Die Revisionssichere Ablage können wir Ihnen auch bei größeren Datenmengen, mittels externen Speichermedium, durch ein selbsttragendes Archiv ermöglichen.
Danach haben Sie folgende Optionen:
- Die Akten können wir Ihnen auf Wunsch wieder zurückschicken
- Die Akten können auf Wunsch nach dem elektronischen Signieren oder nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen nach DSGVO fachgerecht vernichtet werden.
- Akten sind häufig teure Mieter. Denken Sie darüber nach, ob Sie Ihre Akten in unser Sicherheitsarchiv auslagern. Selbstverständlich unter höchsten Sicherungsbedingungen.
Mehrwert
Die neue Form der Dokumentenverwaltung reduziert den Bearbeitungsaufwand immens, ebenso den Platzbedarf für die Archivierung der analogen Mieterakten. Sie bietet auch die Chance für ein Update: Die Sortierung und Selektion von passiven und aktiven Mieterakten und deren Übertragung in eine digitale Mieterakte hilft Ihnen dabei, Ihren Archivbestand zu aktualisieren
Elektronische Signatur
Mit einer elektronischen Signatur wird die Ausführung eines Prozesses bestätigt, z.B. die Umwandlung von Papierdokumenten in elektronische Dokumente. Die Signatur wird für den Nachweis genutzt, dass der Inhalt eines elektronischen Dokuments zu einem bestimmten Zeitpunkt als Original vorlag.
Service
Transport mittels Sicherheitsbehälter • Abholung der Akten durch REISSWOLF Personal, verpflichtetes und qualifiziertes Personal • kein Fremdzugriff durch Subunternehmen • Sie erhalten pro Ordner eine durchsuchbare PDF-A-Datei • elektronische Signatur • Speicherung der Daten auf einen gewünschten Datenträger • Rückführung oder Vernichtung nach der Digitalisierung • Protokollierte Transport und Verarbeitungswege
Ihr Ansprechpartner
Marcel Rietzschel
Tel. 03722- 50 51 62 88
Mieterakte digitalisieren lassen: Effizienzsteigerung und bessere Verwaltung durch Digitalisierung
Die Digitalisierung von Mieterakten durch das Scannen bietet Hausverwaltungen, Immobilienunternehmen und Vermietern zahlreiche Vorteile. Dieser Prozess verbessert nicht nur die Effizienz und Zugänglichkeit von Informationen, sondern trägt auch zur Sicherheit und Nachhaltigkeit bei. In diesem Text erfahren Sie, wie der Scanprozess von Mieterakten abläuft, welche Technologien dabei verwendet werden und welche Vorteile die Digitalisierung mit sich bringt.
Der Prozess des Scannens von Mieterakten
Das Scannen von Mieterakten erfordert präzise Techniken und geeignete Geräte, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Informationen korrekt und vollständig erfasst werden. Hier sind die typischen Schritte:
- Vorbereitung der Akten:
- Scannen der Akten:
- Bildvorverarbeitung:
- Optische Zeichenerkennung (OCR):
- Speicherung und Archivierung:
- Integration in bestehende Systeme:
Vorteile des Scannens von Mieterakten
Das Scannen von Mieterakten bietet zahlreiche Vorteile, die weit über die einfache Umwandlung von Papier in digitale Formate hinausgehen:
- Verbesserte Zugänglichkeit: Schneller und einfacher Zugriff auf Mieterinformationen von überall und jederzeit.
- Erhöhte Sicherheit: Bessere Kontrolle über den Zugriff auf sensible Informationen und Schutz vor Datenverlust durch physische Schäden.
- Platzersparnis: Reduzierung des physischen Lagerbedarfs und Freigabe wertvollen Raums für andere Zwecke.
- Effizienzsteigerung: Beschleunigung administrativer Prozesse und Reduzierung von Suchzeiten durch digitale Durchsuchbarkeit.
- Kostenreduktion: Einsparungen bei Lager-, Druck- und Verwaltungskosten durch den Wegfall physischer Dokumente.
- Umweltfreundlichkeit: Verringerung des Papierverbrauchs und Förderung nachhaltiger Geschäftspraktiken.
Anwendungsbereiche des Scannens von Mieterakten
Das Scannen von Mieterakten findet in verschiedenen Bereichen der Immobilienverwaltung Anwendung:
- Hausverwaltungen und Immobilienunternehmen: Digitalisierung umfangreicher Mieterakten und Vertragsunterlagen zur Verbesserung der Verwaltung und Effizienz.
- Wohnungsbaugesellschaften: Umwandlung von Mieterakten in digitale Formate zur Vereinfachung der Dokumentenverwaltung und zur Steigerung der Effizienz.
- Private Vermieter: Sicherung und Digitalisierung von Mietverträgen, Zahlungsnachweisen und Korrespondenz zur besseren Organisation und Archivierung.
Fazit:
Das Scannen von Mieterakten ist ein unverzichtbarer Schritt für Hausverwaltungen, Immobilienunternehmen und Vermieter, die ihre Effizienz steigern, Kosten senken und gleichzeitig die Sicherheit und Zugänglichkeit von Mieterinformationen verbessern möchten. Durch die Implementierung moderner Scan- und OCR-Technologien können physische Mieterakten schnell und präzise in digitale Formate umgewandelt werden, was eine nachhaltige und zukunftsorientierte Verwaltung ermöglicht.
Investieren Sie in die Digitalisierung Ihrer Mieterakten und profitieren Sie von den zahlreichen Vorteilen, die diese moderne Technologie zu bieten hat. Optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe, verbessern Sie die Sicherheit und Vertraulichkeit Ihrer Mieterinformationen und tragen Sie aktiv zur Verbesserung der Immobilienverwaltung bei.
Wir bieten Ihnen auch die Digitalisierung von:
Posteingang • Verträge • Urkunden • Rechnungen • Buchungsbelege • Schriftwechsel • Patientenunterlagen • Personalunterlagen • E-Mails • Pläne etc.