Mieterakte scannen
Wir Scannen & Digitalisieren Ihre Mieterakten
Das Scannen von Mieterakten oder Immobilienakten führt zu einer enormen Zeitersparnis für die Verwaltung und Pflege dieser Unterlagen. Die Bestandsarchive der Immobilienwirtschaft werden immer umfangreicher und wachsen stetig. Die Optimierung Ihrer Mietabteilung durch digitalisierte Akten und die Einführung der digitalen Mieterakte bedarf zunächst jedoch der Übergabe von Unterlagen mit extrem sensiblen und vertraulichen Personaldaten an einen Scan-Dienstleister. Wir übernehmen den Transport der Akten und holen die Mieterakten bundesweit direkt bei Ihrer Firma ab. Die Mieterakten werden ähnlich wie bei der Aktenvernichtung in verschließbare Alucontainer verbracht oder per Versand GPS-überwacht transportiert. Unsere Prozesse sind ISO 9001, ISO 27001 und nach DIN 66399 zertifiziert.
Sollten Sie zwischendurch Ihre Akten dringend benötigen, bieten wir Ihnen hierbei die Möglichkeit, innerhalb weniger Stunden, Ihre Mieterakten priorisiert zu scannen und Ihnen über unser eigenes RW fit -
Datenportal zur übertragen.
Sie können uns gern eine Mieterakte für einen kostenfreien Probescan per Einschreiben zusenden.
Wie wird die Mieterakte gescannt?
Wir holen Ihre Dokumente ab und bringen sie in unseren Archivstandort. Dort scannen wir Ihre Akten mit modernsten Hochleistungsscannern und Ultraschallsensoren zur Erkennung von Doppelblatteinzügen. Qualifizierte Mitarbeiter steuern und überwachen den Scan-Prozess. Das Ergebnis sind PDF / A-Dateien. die für eine Langzeitarchivierung geeignet sind und über eine Volltext-OCR-Erkennung für die Schlagwortsuche verfügen. Pro Akte erstellen wir für Sie eine PDF / A-Datei (oder TIFF), die nach der Originalakte benannt wird. Auf Wunsch werden die in der Originalakte enthaltenen Registerbezeichnungen in der digitalisierten Akte abgebildet.
Übergabe der digitalen Mieterakten
Ihre digitalisierten Akten stellen wir Ihnen über ein von Ihnen favorisiertes Medium zur Verfügung, wie z. B. CD / DVD / Webarchiv, Sftp-Server usw.
Die Revisionssichere Ablage können wir Ihnen auch bei größeren Datenmengen, mittels externen Speichermedium, durch ein selbsttragendes Archiv ermöglichen.
Danach haben Sie folgende Optionen:
- Die Akten können wir Ihnen auf Wunsch wieder zurückschicken
- Die Akten können auf Wunsch nach dem elektronischen Signieren oder nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen nach DSGVO fachgerecht vernichtet werden.
- Akten sind häufig teure Mieter. Denken Sie darüber nach, ob Sie Ihre Akten in unser Sicherheitsarchiv auslagern. Selbstverständlich unter höchsten Sicherungsbedingungen.
Mehrwert
Die neue Form der Dokumentenverwaltung reduziert den Bearbeitungsaufwand immens, ebenso den Platzbedarf für die Archivierung der analogen Mieterakten. Sie bietet auch die Chance für ein Update: Die Sortierung und Selektion von passiven und aktiven Mieterakten und deren Übertragung in eine digitale Mieterakte hilft Ihnen dabei, Ihren Archivbestand zu aktualisieren
Elektronische Signatur
Mit einer elektronischen Signatur wird die Ausführung eines Prozesses bestätigt, z.B. die Umwandlung von Papierdokumenten in elektronische Dokumente. Die Signatur wird für den Nachweis genutzt, dass der Inhalt eines elektronischen Dokuments zu einem bestimmten Zeitpunkt als Original vorlag.
Service
Transport mittels Sicherheitsbehälter • Abholung der Akten durch REISSWOLF Personal, verpflichtetes und qualifiziertes Personal • kein Fremdzugriff durch Subunternehmen • Sie erhalten pro Ordner eine durchsuchbare PDF-A-Datei • elektronische Signatur • Speicherung der Daten auf einen gewünschten Datenträger • Rückführung oder Vernichtung nach der Digitalisierung • Protokollierte Transport und Verarbeitungswege
Ihr Ansprechpartner
Marcel Rietzschel
Tel. 03722- 50 51 62 88
Wir bieten Ihnen auch die Digitalisierung von:
Posteingang • Verträge • Urkunden • Rechnungen • Buchungsbelege • Schriftwechsel • Patientenunterlagen • Personalunterlagen • E-Mails • Pläne etc.