Patientenakten scannen beim Scandienstleister
Wir Scannen & Digitalisieren Ihre Patientenakten
Das Scannen von Patientenakten oder Arztakten führt zu einer enormen Zeitersparnis für die Verwaltung und Pflege dieser Unterlagen. Beim Scannen von Patientenakten sind Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit unabkömmlich. Unsere Prozesse sind daher ISO 9001, ISO 27001 und nach DIN 66399 zertifiziert. Das umfasst den gesamten Prozess von A bis Z. Sie erhalten weiterhin unsere Verfahrensdokumentation um die Akten nach dem einscannen vernichten zu können.
Die Optimierung Ihrer Patientenabteilung durch digitalisierte Akten und die Einführung der digitalen Patientenlakte bedarf zunächst jedoch der Übergabe von Unterlagen mit extrem sensiblen und vertraulichen Patientenakten an einen Scan-Dienstleister. Wir übernehmen den Transport der Akten und holen die Patientenakten bundesweit direkt bei Ihrer Praxis ab. Diese werden ähnlich wie bei der Aktenvernichtung in verschließbare Alucontainer verbracht oder per Versand GPS-überwacht transportiert.
Sollten Sie zwischendurch Ihre Akten dringend benötigen, bieten wir Ihnen hierbei die Möglichkeit, innerhalb weniger Stunden, Ihre Patientenakten priorisiert zu scannen und Ihnen über unser eigenes RW fit -
Datenportal zur übertragen.
Sie können uns gern eine Patientenakte für einen kostenfreien Probescan per Einschreiben zusenden.
Wie wird die Patientenakte gescannt?
Wir holen Ihre Dokumente ab und bringen sie in unseren Archivstandort. Dort scannen wir Ihre Akten mit modernsten Hochleistungsscannern und Ultraschallsensoren zur Erkennung von Doppelblatteinzügen. Qualifizierte Mitarbeiter steuern und überwachen den Scan-Prozess. Das Ergebnis sind PDF / A-Dateien. die für eine Langzeitarchivierung geeignet sind und über eine Volltext-OCR-Erkennung für die Schlagwortsuche verfügen. Pro Akte erstellen wir für Sie eine PDF / A-Datei (oder TIFF), die nach der Originalakte benannt wird. Die Benennung jeder digitalen Patientenakte erfolgt durch die Angaben zum Name, Vorname, Geburtsdatum und Patientennummer.
Übergabe der digitalen Patientenakte
Ihre digitalisierten Akten stellen wir Ihnen über ein von Ihnen favorisiertes Medium zur Verfügung, wie z. B. CD / DVD / Webarchiv, Sftp-Server usw.
Die Revisionssichere Ablage können wir Ihnen auch bei größeren Datenmengen, mittels externen Speichermedium, durch ein selbsttragendes Archiv ermöglichen.
Danach haben Sie folgende Optionen:
- Die Akten können wir Ihnen auf Wunsch wieder zurückschicken
- Die Akten können auf Wunsch nach dem elektronischen Signieren oder nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen nach DSGVO fachgerecht vernichtet werden.
- Akten sind häufig teure Mieter. Denken Sie darüber nach, ob Sie Ihre Akten in unser Sicherheitsarchiv auslagern. Selbstverständlich unter höchsten Sicherungsbedingungen.
Mehrwert
Schaffung von zusätzlichen Nutzflächen • Einsparung von Personalkosten • Lagerung ohne Mehrkosten • Überblick über den Gesamtbestand aller Dokumente • schnelles Auffinden der richtigen Akten • permanente, schnelle, sichere Zugriffs- und Kontrollmöglichkeiten auf Akten und Daten • zertifizierte Vernichtung nicht mehr benötigter Dokumente
Elektronische Signatur
Mit einer elektronischen Signatur wird die Ausführung eines Prozesses bestätigt, z.B. die Umwandlung von Papierdokumenten in elektronische Dokumente. Die Signatur wird für den Nachweis genutzt, dass der Inhalt eines elektronischen Dokuments zu einem bestimmten Zeitpunkt als Original vorlag.
Service
Transport mittels Sicherheitsbehälter • Abholung der Akten durch REISSWOLF Personal, verpflichtetes und qualifiziertes Personal • kein Fremdzugriff durch Subunternehmen • Sie erhalten pro Ordner eine durchsuchbare PDF-A-Datei • elektronische Signatur • Speicherung der Daten auf ein gewünschten Datenträger • Rückführung oder Vernichtung nach der Digitalisierung • Protokolierte Transport und Verarbeitungswege
Ihr Ansprechpartner
Marcel Rietzschel
Tel. 03722- 50 51 62 88
Wir bieten Ihnen auch die Digitalisierung von:
Posteingang • Verträge • Urkunden • Rechnungen • Buchungsbelege • Schriftwechsel • Personalunterlagen • E-Mails • Pläne etc.
Der Prozess des Scannens von Patientenakten
Das Scannen von Patientenakten erfordert spezielle Techniken und Geräte, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Informationen präzise und sicher erfasst werden. Hier sind die typischen Schritte:
- Vorbereitung der Akten:
- Scannen der Akten:
- Bildvorverarbeitung:
- Optische Zeichenerkennung (OCR):
- Speicherung und Archivierung:
- Integration in bestehende Systeme:
Vorteile des Scannens von Patientenakten
Das Scannen von Patientenakten bietet zahlreiche Vorteile, die weit über die einfache Umwandlung von Papier in digitale Formate hinausgehen:
- Verbesserte Zugänglichkeit: Schneller und einfacher Zugriff auf Patienteninformationen von überall und jederzeit.
- Erhöhte Sicherheit: Bessere Kontrolle über den Zugriff auf sensible Informationen und Schutz vor Datenverlust durch physische Schäden.
- Platzersparnis: Reduzierung des physischen Lagerbedarfs und Freigabe wertvollen Raums für andere Zwecke.
- Effizienzsteigerung: Beschleunigung administrativer Prozesse und Reduzierung von Suchzeiten durch digitale Durchsuchbarkeit.
- Kostenreduktion: Einsparungen bei Lager-, Druck- und Verwaltungskosten durch den Wegfall physischer Dokumente.
- Umweltfreundlichkeit: Verringerung des Papierverbrauchs und Förderung nachhaltiger Geschäftspraktiken.
Anwendungsbereiche des Scannens von Patientenakten
Das Scannen von Patientenakten findet in verschiedenen Bereichen des Gesundheitswesens Anwendung:
- Arztpraxen und Gesundheitszentren: Umwandlung von Patientenakten in digitale Formate zur Vereinfachung der Dokumentenverwaltung und zur Steigerung der Effizienz.
- Zahnärztliche Praxen: Digitalisierung von Patientenakten und Röntgenbildern zur besseren Organisation und Archivierung.
- Apotheken und Gesundheitsdienstleister: Erfassung und Verwaltung von Patienteninformationen und Verschreibungen in digitalen Systemen.
Fazit
Das Scannen von Patientenakten ist ein unverzichtbarer Schritt für medizinische Einrichtungen, die ihre Effizienz steigern, Kosten senken und gleichzeitig die Sicherheit und Zugänglichkeit von Patienteninformationen verbessern möchten. Durch die Implementierung moderner Scan- und OCR-Technologien können physische Patientenakten schnell und präzise in digitale Formate umgewandelt werden, was eine nachhaltige und zukunftsorientierte Verwaltung ermöglicht.
Investieren Sie in die Digitalisierung Ihrer Patientenakten und profitieren Sie von den zahlreichen Vorteilen, die diese moderne Technologie zu bieten hat. Optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe, verbessern Sie die Sicherheit und Vertraulichkeit Ihrer Patienteninformationen und tragen Sie aktiv zur Verbesserung der Gesundheitsversorgung bei.