Patientenakten scannen

Wir Scannen & Digitalisieren Ihre Patientenakten

Das Scannen von Patientenakten oder Arztakten führt zu einer enormen Zeitersparnis für die Verwaltung und Pflege dieser Unterlagen. Beim Scannen von Patientenakten sind Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit unabkömmlich. Unsere Prozesse sind daher ISO 9001, ISO 27001 und nach DIN 66399 zertifiziert. Das umfasst den gesamten Prozess von A bis Z. Sie erhalten weiterhin unsere Verfahrensdokumentation um die Akten nach dem einscannen vernichten zu können.

Die Optimierung Ihrer Patientenabteilung durch digitalisierte Akten und die Einführung der digitalen Patientenlakte bedarf zunächst jedoch der Übergabe von Unterlagen mit extrem sensiblen und vertraulichen Patientenakten an einen Scan-Dienstleister. Wir übernehmen den Transport der Akten und holen die Patientenakten bundesweit direkt bei Ihrer Praxis ab. Diese werden ähnlich wie bei der Aktenvernichtung in verschließbare Alucontainer verbracht oder per Versand GPS-überwacht transportiert.

Sollten Sie zwischendurch Ihre Akten dringend benötigen, bieten wir Ihnen hierbei die Möglichkeit, innerhalb weniger Stunden, Ihre Patientenakten priorisiert zu scannen und Ihnen über unser eigenes RW fit -
Datenportal zur übertragen.

Sie können uns gern eine Patientenakte für einen kostenfreien Probescan per Einschreiben zusenden.

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Wie wird die Patientenakte gescannt?

Wir holen Ihre Dokumente ab und bringen sie in unseren Archivstandort. Dort scannen wir Ihre Akten mit modernsten Hochleistungsscannern und Ultraschallsensoren zur Erkennung von Doppelblatteinzügen. Qualifizierte Mitarbeiter steuern und überwachen den Scan-Prozess. Das Ergebnis sind PDF / A-Dateien. die für eine Langzeitarchivierung geeignet sind und über eine Volltext-OCR-Erkennung für die Schlagwortsuche verfügen. Pro Akte erstellen wir für Sie eine PDF / A-Datei (oder TIFF), die nach der Originalakte benannt wird. Die Benennung jeder digitalen Patientenakte erfolgt durch die Angaben zum Name, Vorname, Geburtsdatum und Patientennummer.

Übergabe der digitalen Patientenakte

Ihre digitalisierten Akten stellen wir Ihnen über ein von Ihnen favorisiertes Medium zur Verfügung, wie z. B. CD / DVD / Webarchiv, Sftp-Server usw.


Die Revisionssichere Ablage können wir Ihnen auch bei größeren Datenmengen, mittels externen Speichermedium, durch ein selbsttragendes Archiv ermöglichen.

Danach haben Sie folgende Optionen:

  • Die Akten können wir Ihnen auf Wunsch wieder zurückschicken
  • Die Akten können auf Wunsch nach dem elektronischen Signieren oder nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen nach DSGVO fachgerecht vernichtet werden.
  • Akten sind häufig teure Mieter. Denken Sie darüber nach, ob Sie Ihre Akten in unser Sicherheitsarchiv auslagern. Selbstverständlich unter höchsten Sicherungsbedingungen.

Mehrwert

Schaffung von zusätzlichen Nutzflächen • Einsparung von Personalkosten • Lagerung ohne Mehrkosten • Überblick über den Gesamtbestand aller Dokumente • schnelles Auffinden der richtigen Akten • permanente, schnelle, sichere Zugriffs- und Kontrollmöglichkeiten auf Akten und Daten • zertifizierte Vernichtung nicht mehr benötigter Dokumente

Elektronische Signatur

Mit  einer  elektronischen  Signatur  wird  die  Ausführung  eines  Prozesses  bestätigt, z.B. die Umwandlung von Papierdokumenten in elektronische Dokumente. Die Signatur wird für den Nachweis genutzt, dass der Inhalt eines elektronischen Dokuments zu einem bestimmten Zeitpunkt als Original vorlag.

Service

Transport mittels Sicherheitsbehälter  • Abholung der Akten durch REISSWOLF Personal, verpflichtetes und qualifiziertes Personal • kein Fremdzugriff durch Subunternehmen •  Sie erhalten pro Ordner eine durchsuchbare PDF-A-Datei • elektronische Signatur • Speicherung der Daten auf ein gewünschten Datenträger • Rückführung oder Vernichtung nach der Digitalisierung • Protokolierte Transport und Verarbeitungswege

Ihr Ansprechpartner

Marcel Rietzschel
Tel. 03722- 50 51 62 88

Wir bieten Ihnen auch die Digitalisierung von:

Posteingang • Verträge • Urkunden • Rechnungen • Buchungsbelege • Schriftwechsel • Personalunterlagen • E-Mails • Pläne etc.