Personalakten Scannen
Wir Scannen & Digitalisieren Ihre Personalakten
Das Scannen von Personalakten oder Mitarbeiterakten führt zu einer enormen Zeitersparnis für die Verwaltung und Pflege dieser Unterlagen. Die Optimierung Ihrer Personalabteilung durch digitalisierte Akten und die Einführung der digitalen Personalakte bedarf zunächst jedoch der Übergabe von Unterlagen mit extrem sensiblen und vertraulichen Personaldaten an einen Scan-Dienstleister. Wir übernehmen den Transport der Akten und holen die Personalakten bundesweit direkt bei Ihrer Firma ab. Die Personalakten werden ähnlich wie bei der Aktenvernichtung in verschließbare Alucontainer verbracht oder per Versand GPS-überwacht transportiert. Unsere Prozesse sind ISO 9001, ISO 27001 und nach DIN 66399 zertifiziert.
Sollten Sie zwischendurch Ihre Akten dringend benötigen, bieten wir Ihnen hierbei die Möglichkeit, innerhalb weniger Stunden, Ihre Personalakten priorisiert zu scannen und Ihnen über unser eigenes RW fit -
Datenportal zur übertragen.
Sie können uns gern eine Personalakte für einen kostenfreien Probescan per Einschreiben zusenden.
Verschlagwortung (Metadaten)
Ein großer Vorteil digitaler Dokumente ist die Möglichkeit der Verschlagwortung. Neben der OCR Texterkennung, können für Datenbanken ausgewählte Dokumenteigenschaften erfasst werden. Das betrifft die separate Registrierung spezifischer Kenndaten wie Personalnummern, Belegart oder ein Datum. Analoge Strukturen einer Akte können somit übernommen werden. Informationen auf Trennblättern oder auf dem Blatt können z.B. bei einem Import in Ihre Archivsoftware gezielt übermittelt werden.
Wie wird die Personalakte gescannt?
Wir holen Ihre Dokumente ab und bringen sie in unseren Archivstandort. Dort scannen wir Ihre Akten mit modernsten Hochleistungsscannern und Ultraschallsensoren zur Erkennung von Doppelblatteinzügen. Qualifizierte Mitarbeiter steuern und überwachen den Scan-Prozess. Das Ergebnis sind PDF / A-Dateien. die für eine Langzeitarchivierung geeignet sind und über eine Volltext-OCR-Erkennung für die Schlagwortsuche verfügen. Pro Akte erstellen wir für Sie eine PDF / A-Datei (oder TIFF), die nach der Originalakte benannt wird. Auf Wunsch werden die in der Originalakte enthaltenen Registerbezeichnungen in der digitalisierten Akte abgebildet.
Übergabe der digitalen Personalakte
Ihre digitalisierten Akten stellen wir Ihnen über ein von Ihnen favorisiertes Medium zur Verfügung, wie z. B. CD / DVD / Webarchiv, Sftp-Server usw.
Die Revisionssichere Ablage können wir Ihnen auch bei größeren Datenmengen, mittels externen Speichermedium, durch ein selbsttragendes Archiv ermöglichen.
Danach haben Sie folgende Optionen:
- Die Akten können wir Ihnen auf Wunsch wieder zurückschicken
- Die Akten können auf Wunsch nach dem elektronischen Signieren oder nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen nach DSGVO fachgerecht vernichtet werden.
- Akten sind häufig teure Mieter. Denken Sie darüber nach, ob Sie Ihre Akten in unser Sicherheitsarchiv auslagern. Selbstverständlich unter höchsten Sicherungsbedingungen.
Mehrwert
Schaffung von zusätzlichen Nutzflächen • Einsparung von Personalkosten • Lagerung ohne Mehrkosten • Überblick über den Gesamtbestand aller Dokumente • schnelles Auffinden der richtigen Akten • permanente, schnelle, sichere Zugriffs- und Kontrollmöglichkeiten auf Akten und Daten • zertifizierte Vernichtung nicht mehr benötigter Dokumente
Elektronische Signatur
Mit einer elektronischen Signatur wird die Ausführung eines Prozesses bestätigt, z.B. die Umwandlung von Papierdokumenten in elektronische Dokumente. Die Signatur wird für den Nachweis genutzt, dass der Inhalt eines elektronischen Dokuments zu einem bestimmten Zeitpunkt als Original vorlag.
Service
Transport über Sicherheitsbehälter • Abholung der Akten durch REISSWOLF Personal, verpflichtetes und qualifiziertes Personal • kein Fremdzugriff durch Subunternehmen • Sie erhalten pro Ordner eine durchsuchbare PDF-A-Datei • elektronische Signatur • Speicherung der Daten auf einen gewünschten Datenträger • Rückführung oder Vernichtung nach der Digitalisierung • Protokolierte Transport und Verarbeitungswege
Ihr Ansprechpartner
Marcel Rietzschel
Tel. 03722- 50 51 62 88
Wir bieten Ihnen auch die Digitalisierung von:
Posteingang • Verträge • Urkunden • Rechnungen • Buchungsbelege • Schriftwechsel • Patientenunterlagen • Mieterakten • E-Mails • Pläne etc.