Preise Digitalisierung
Was kostet es einen Ordner scannen zu lassen?
Pro Aktenordner (ca. 450 Blatt) müssen Sie mit Kosten von ca. 16,50 € rechnen. Das variiert natürlich in Abhängigkeit vom Zustand der Akten und der notwendigen Aufbereitung. Dies ist aber ein solider Richtwert um aus einen Aktenordner = eine Datei zu erzeugen. Durchschnittlich liegen die Scankosten breiter Leitz-Ordner zwischen 20,00 € und 30,00 € Netto. Dafür ist neben der Belegart natürlich auch die Anzahl der Blätter im Ordner/Akte für die Preise entscheidend.
Den größten Einfluss auf die Preise hat aber neben der Aktenvorbereitung (Entklammern), die Erfassung bzw. Bezeichnung der Daten.
Wie viele Dokumente sollen pro Akten/Ordner erzeugt werden? Enthalten die Akten/Ordner sog. „Register“, so entstehen meist 5-20 Dokumente pro Akten/Ordner.
Wenn pro Vorgang (Beispielsweise pro Rechnung) ein PDF-Dokument erzeugt werden soll, so entstehen pro Akten/Ordner bis zu 300 und mehr Dokumente. Der Aufwand pro Dokument die nötigen Suchbegriffe (z.B. Rechnungsnummer) zu erfassen, ist natürlich größer als bei 15 Registern einen „Betreff“ zu erfassen.
Da wir beim Scannen immer die Vorder- und Rückseiten gleichzeitig verarbeiten und leere Seiten automatisch löschen, hat das keinen Einfluss auf den Preis.
Standardordner
16,50 € / Aktenordner (bis 450 Blatt)
ein Scanformat (z.B. DIN A4)
- entfernen aller Fremdbestandteile am Papier
- Vernichtung nach Freigabe
- Lagerung für 30 Tage nach Datenübergabe
- OCR Suchfunktion / Texterkennung
- beidseitiger Scan
- lagerichtig drehen (180°) erkannter Dokumente
zzgl. MwSt. und Transportkosten (Abholung oder Versand)
Mischordner
21,50 € / Aktenordner (bis 450 Blatt)
gemischte Formate (DIN A6 bis A3)
- entfernen aller Fremdbestandteile am Papier
- Vernichtung nach Freigabe
- Lagerung für 30 Tage nach Datenübergabe
- OCR Suchfunktion / Texterkennung
- beidseitiger Scan
- lagerichtig drehen (180°) erkannter Dokumente
- Staffelpreise möglich
zzgl. MwSt. und Transportkosten (Abholung oder Versand)
Mischordner inkl. Zeichnungen
32,50 € / Aktenordner (bis 450 Blatt oder max. 20 Zeichnungen größer A3)
gemischte Formate (DIN A6 bis A0)
- entfernen aller Fremdbestandteile am Papier
- Vernichtung nach Freigabe
- Lagerung für 30 Tage nach Datenübergabe
- OCR Suchfunktion / Texterkennung
- beidseitiger Scan
- lagerichtig drehen (180°) erkannter Dokumente
- Staffelpreise möglich
zzgl. MwSt. und Transportkosten (Abholung oder Versand)
Andere Formate und Strukturen sind natürlich auch möglich (z.B. Mappen, Hängeakten, lose Ablage, etc.)
Fordern Sie gern ein passendes Angebot von uns an.
Optionale Positionen
- Registererfassung oder Belegscann = 0,25 € pro Stk.
- Zurückheften in die Ordner = 2,00 € Variante 1 / 4,00 € Variante 2 / 5,00 € Variante 3
- Löschen von leeren Rückseiten = 0,50 € pro Ordner
- Manuelles drehen von nicht erkannten Dokumenten = 0,50 € pro Ordner
- Geöste Verträge und Urkunden, welche nicht aufgeschnitten werden sollen = 0,19 € pro Bild
- Elektronische Signatur der Daten und Verfahrensdokumentation = 250,00 € einmalige Pauschale
- Erfassung der Akten im Wareneingang/ Inventarliste zum Abgleich = 0,50 € pro Ordner
- Verlängerung der 30 Tage Aufbewahrung nach Datenübergabe = 0,05 € pro Ordner, je angefangener Monat
Verschlagwortung (Metadaten)
Ein großer Vorteil digitaler Dokumente ist die Möglichkeit der Verschlagwortung. Neben der OCR Texterkennung, können für Datenbanken ausgewählte Dokumenteigenschaften erfasst werden. Das betrifft die separate Registrierung spezifischer Kenndaten wie Kundennummern, Belegart oder ein Datum. Analoge Strukturen einer Akte können somit übernommen werden. Informationen auf Trennblättern oder auf dem Blatt können z.B. bei einem Import in Ihre Archivsoftware gezielt übermittelt werden.
Mehrwert
Schaffung von zusätzlichen Nutzflächen • Einsparungen von Personalkosten • Lagerung ohne Mehrkosten • Überblick über den Gesamtbestand aller Dokumente • schnelles Auffinden der richtigen Akten • permanente, schnelle, sichere Zugriffs- und Kontrollmöglichkeiten auf Akten und Daten • zertifizierte Vernichtung nicht mehr benötigter Dokumente
Elektronische Signatur
Mit einer elektronischen Signatur wird die Ausführung eines Prozesses bestätigt, z.B. die Umwandlung von Papierdokumenten in elektronische Dokumente. Die Signatur wird für den Nachweis genutzt, dass der Inhalt eines elektronischen Dokuments zu einem bestimmten Zeitpunkt als Original vorlag.
Service
Transport mittels Sicherheitsbehälter • Abholung der Akten durch REISSWOLF Personal, verpflichtetes und qualifiziertes Personal • kein Fremdzugriff durch Subunternehmen • Sie erhalten pro Ordner eine durchsuchbare PDF-A-Datei • elektronische Signatur • Speicherung der Daten auf einem gewünschten Datenträger • Rückführung oder Vernichtung nach der Digitalisierung • Protokollierte Transport und Verarbeitungswege
Ihr Ansprechpartner
Marcel Rietzschel
Tel. 03722- 50 51 62 88