Cloud Archiv - webbasierendes Dokumentenmanagementsystem
Mit unserer Software können Sie problemlos und ohne Installation und Wartungskosten starten!
Wachsende Datenmengen bestimmen zunehmend unsere Geschäftsprozesse. Der schnelle Zugriff auf die erforderliche Information, unabhängig von Ort und Zeit, ist heute eine Selbstverständlichkeit. Eine optimale Verwaltung und Kontrolle der Daten ist für die effektive Nutzung essentiell.
- klicken Sie hier für den Flyer
REISSWOLF dok. suit. ist ein webbasiertes, revisionssicheres, Cloud-Archiv, das Ihnen mit komfortabler Recherchefunktion eine hohe Zugriffsgeschwindigkeit bietet. Archivierte Dokumente lassen sich über Textinhalte wortgenau finden und bei Bedarf mit anderen austauschen. Individualisierbare Workflows bilden Ihre Geschäftsprozesse ab. Das System ist sofort einsatzbereit und bedarf weder einer Hard- noch Softwareinstallation.
Über unser webbasierendes Dokumentenmanagementsystem kann jederzeit online auf Daten zugegriffen werden. Es steht zudem auch direkt und bequem als App zur Verfügung. Deutsche Hochsicherheits-Rechenzentren garantieren den Schutz der Daten.
REISSWOLF dok. suit. 30 Tage gratis testen! Schreiben Sie uns an.
Unser Cloud Archiv = Ihr Mehrwehrt
Rechnungen bearbeiten, Briefpost verteilen, Verträge ablegen, Unterlagen austauschen: Mit der REISSWOLF dok. suite. digitalisieren Sie Ihre Dokumentenverwaltung und sogar ganze Geschäftsabläufe.
- Individuelle Workflows
Die REISSWOLF dok. suite. verfügt über ein leistungsfähiges Workflow-Management. Mit dem optionalem Workflow-Designer können Sie individuelle Prozessketten für Ihre Dokumentenverarbeitung gestalten.
- Bequemer Informationszugriff
In der REISSWOLF dok. suite. gibt es diverse praktische Suchfunktionen. Es kann per Volltextsuche in den Dokumenteninhalten oder per Direktsuche nach Dokumenteneigenschaften gesucht werden. Besonders beim Durchforsten von großen Archiven und Datenmengen sparen Sie damit wertvolle Zeit und finden schnell die gewünschte Information.
- Sicherer Dokumentenaustausch
Über die REISSWOLF dok. suite. lassen sich Dateien bequem via Freigabelink austauschen. Das ist sicherer als sie etwa per Mail zu senden oder mit anderen unverschlüsselten Methoden wie WeTransfer zu übertragen.
Fragen und Antworten zum DMS
Was ist REISSWOLF dok. suit.?
REISSWOLF dok. suit. ist eine Software mit ECM-Funktionalität (Enterprise-Content-Management), die dem Hochladen, Speichern, Verwalten und Austauschen von Daten im Sinne eines Dokumenten-Management-Systems dient. Die Software ist webbasiert und dementsprechend mit Internetzugang sofort einsetzbar und überall verwendbar.
Wie wird auf REISSWOLF dok. suit. zugegriffen?
Da REISSWOLF dok. suit. ein webbasiertes System ist, wird auf das System u¨ber einen der gängigen Webbrowser wie Internet Explorer, Mozilla Firefox oder Google Chrome zugegriffen. Aus Sicherheitsgru¨nden wird lediglich eine aktuelle Version des Browsers verlangt bzw. die Vorläufer-Version. Zusätzlich kann man auch die mobile App nutzen.
Was muss ich investieren, um REISSWOLF dok. suit einzusetzen?
Investitionen in Hard- und/oder Software sind in der Regel gar nicht nötig. Wir empfehlen lediglich einen leistungsfähigen Dokumentenscanner. Es fällt nur eine monatliche Grundgebühr an, die neben Speicherplatz jederzeit nutzbaren Support und Updates beinhaltet.
Wie viel Schulungsaufwand muss ich am Anfang einplanen?
REISSWOLF dok. suit. ist intuitiv bedienbar und für alle, die täglich mit Microsoft Office arbeiten in der Regel selbsterklärend. Unserer Erfahrung nach beträgt der Schulungsaufwand maximal zwei-drei Stunden. IT-affine User können sich mit dem übersichtlichen Handbuch auch problemlos direkt alleine zurecht finden.
Gibt es eine Hotline, wenn man Fragen hat, die hier nicht stehen?
Ja. Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, um Antworten auf offene Fragen zu bekommen. Zum einen über den Hilfe-Button direkt in REISSWOLF dok. suit. oder auch über unsere Website mit Telefon-Hotline oder Support Mailadresse.
Wie werden meine Daten gespeichert?
Die Daten werden 6-fach redundant auf von uns administrierten Datenbankservern in deutschen Rechenzentren gespeichert. Ihre Daten gehören ausschließlich Ihnen und werden von uns immer nach den aktuellsten datenschutzrechtlichen Vorgaben geschützt.
Wie sicher ist REISSWOLF dok. suit.?
Sehr sicher. Alle gängigen, aktuellen Sicherheitsfeatures sind Standard. Eine SSL-Verschlüsselung sorgt dafür, dass Ihre Daten abhörsicher übertragen werden. Der Login erfolgt optional über eine 2-Faktor Authentifizierung (z.B. SMS-Tan). Die Server stehen in einem zertifizierten Hochsicherheitsrechenzentrum und werden durch sehr strenge Zutrittsbeschränkungen und Firewalls geschützt. Und natürlich gibt es regelmäßige Sicherheits-Updates.
Wie gelangen Dokumente in das System?
REISSWOLF dok. suit. bietet verschiedene Möglichkeiten für den Dokumenten-Import. Digital vorhandene Dokumente können über einen Dateimanager oder die Drag & Drop Funktion in das System transferiert werden. Analoge Dokumente können per Web-Scan direkt in das System archiviert werden.
Was für einen Scanner muss ich verwenden?
Um Dokumente direkt in das REISSWOLF dok. suit. System via Webscan zu archivieren benötigen Sie lediglich einen TWAIN-kompatiblen Scanner.
Welche Dokumente kann ich speichern?
In REISSWOLF dok. suit. können sämtliche Dokumententypen archiviert werden.
Ist REISSWOLF dok. suit. für mich als kleiner Handwerksbetrieb geeignet?
Unbedingtes Ja. REISSWOLF dok. suit. ist insbesondere für den KMU-Bereich entwickelt worden und kann für das elektronische Datenmanagement von jedem genutzt werden – vollkommen branchenunabhängig. Je nach Bedarf kann man es unternehmensweit oder auch nur innerhalb bestimmter Abteilungen einsetzen.
Ist REISSWOLF dok. suit. mandantenfähig?
Durch die Option Ordner und Berechtigungen individuell einzurichten und anzupassen, eignet es sich hervorragend für den Austausch und die gemeinsame Bearbeitung von Dateien mit externen Partnern, Kunden oder Mandanten.
Kann ich meine Dokumente auch vor unberechtigten Zugriffen schützen?
Selbstverständlich. Sie haben die Möglichkeit individuelle Berechtigungen zu vergeben oder Zugriffsrichtlinien festzulegen, mit denen Sie die Verfügbarkeit des Systems tageszeit- und ortsabhängig einschränken können. Sie können zum Beispiel den zugriffsberechtigten IP-Kreis so definieren, dass ein Zugriff auf das System ausschließlich innerhalb Ihrer Bürogebäude möglich ist.
Wie viele Benutzer können auf das System zugreifen?
So viele, wie Sie möchten. Die Anzahl der möglichen User ist nicht begrenzt.
Was bedeutet revisionssicher?
Revisionssicher bedeutet, dass REISSWOLF dok. suit. den Anforderungen des Handelsgesetzbuches (§ 239, § 257 HGB), der Abgabenordnung (§ 146, § 147 AO), der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und anderen rechtlichen Vorgaben entspricht. D.h., dass jedes Dokument unveränderbar archiviert wird, jederzeit wiederauffindbar ist, Änderungen separat gespeichert und protokolliert werden und das Dokument keinesfalls während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden kann.
Wie finde ich meine Dokumente wieder?
Sie haben verschiedene Möglichkeiten Ihre Dokumente in REISSWOLF dok.suit. zu organisieren und zu suchen. Neben einer klassischen Ordnerstruktur und der Möglichkeit zur Verschlagwortung ist auch die Suche nach Inhalten möglich. Mit der optischen Zeichenerkennung OCR werden gescannte Papierdokumente, PDF-Dateien oder auch Digitalbilder durchsuchbar gemacht und ermöglichen auch bei großen Datenmengen eine effiziente Text-Suche.
Wie sieht es mit Workflows aus?
Dokumentenbezogene Termine oder Workflows sind möglich. Es gibt beispielsweise eine Erinnerungsfunktion für anstehende, überfällige Aufgaben oder auch die Möglichkeit Reports zu Dokumenten zu erstellen oder den Posteingang vollständig digital zu bewerkstelligen. Bei Bedarf nach individuellen Workflows einfach nochmals bei uns nachfragen.
Bei weiteren Fragen können Sie sich gern mit uns in Verbindung setzen!