Lassen Sie Ihre Akten vom Spezialisten scannen

Sie wollen Ihre Akten extern scannen lassen?

Dann lassen Sie uns das für Sie übernehmen. Der REISSWOLF - Scanservice bietet Ihnen die Möglichkeit, alle Akten vor Ort oder extern scannen zu lassen.

Das Scannen von Akten schafft einen Mehrwert für Unternehmen und Privatpersonen.

Arbeiten im Home-Office
Schaffung von zusätzlichen Nutzflächen
permanente, schnelle, sichere Zugriffs- und Kontrollmöglichkeiten auf Akten und Daten
Lagerung ohne Mehrkosten
Überblick über den Gesamtbestand aller Dokumente
schnelles Auffinden der richtigen Akten

REISSWOLF scannt jährlich ca. 500.000 Zeichnungen und über 95 Millionen Seiten mit den bundesweiten Kunden aus Mittelstand, Industrie, Behörden und Gesundheitswesen. Wir beraten Sie dazu gern und auch zum Thema Revisionssicherheit bei der Ablage der gescannten Akten. Lassen Sie sich ein unverbildiches Angebot zusenden oder schauen Sie hier in unsere Preisübersicht zum scannen von Akten.

Scanservice und Digitale Ablage.
Blick für das Wesentliche.

Größtmögliche Effizienz – welches Unternehmen strebt diese nicht an?

Doch insbesondere über Jahre gewachsene Papierarchive aus Aktenordnern mit Zeichnungen, kaufmännischen Unterlagen, Handbüchern, Dokumentationen oder vertraulichen Dokumenten, lassen rasch den Überblick über das eigene Firmenwissen verlieren und verlangsamen Arbeitsprozesse.

Wirken Sie dem entgegen und digitalisieren Sie mit unserem Scanservice alle Unterlagen von DIN A6 bis A0– zertifiziert, revisionssicher und maßgeschneidert. Speichen Sie Ihre Daten in unserem Cloud-Archiv oder in Ihrem vorhandenen System. Denken Sie auch über die Digitalisierung Ihrer Eingangspost nach.

Je nach Größe Ihres Archivs, könnten Sie Ihre Ordner vielleicht selber scannen oder nutzen unseren Scanservice zum Aktenordner scannen. Mit einem kostenlosen Testscan eines Aktenordners, können wir Sie für einen Start in das papierlose Büro optimal beraten.

Wie erfolgt das Scannen von Akten?

Als erstes holen Ihre Dokumente ab und bringen sie in unseren Archivstandort. Dort scannen wir Ihre Akten mit modernsten Hochleistungsscannern und Ultraschallsensoren zur Erkennung von Doppelblatteinzügen. Der Scan erfolgt zweiseitig, wobei die leeren Rückseiten rausgefiltert werden. Nach dem Scannen, erfolgt immer erst eine Qualitätskontrolle, bevor wir Ihnen die Akten digital übergeben

Das Ergebnis sind PDF / A-Dateien, die für eine Langzeitarchivierung geeignet sind und über eine Volltext-OCR-Erkennung für die Schlagwortsuche verfügen. Pro Akte erstellen wir für Sie eine PDF / A-Datei, die nach der Originalakte benannt wird. Auf Wunsch werden die in der Originalakte enthaltenen Registerbezeichnungen in der digitalisierten Akte abgebildet. Ein Register bzw. Trennblatt entspricht dabei einem eingelgten Trenner, beispielsweise einer „Januar bis Juni“ Unterteilung.

Müssen die Akten von Fremdbestandtelen gelöst werden?

Nein das übernimmt unser Personal. Die Aufbereitung für den Scanprozess erfolgt indem wir die Akten vorab sortieren, entklammern und entheften. Die Reihenfolge bleibt erhalten. Für geöste Dokumente und Urkunden sind gesonderte Vereinbarungen möglich.

Welche Belegarten können wir scannen?

Posteingang
Verträg, Urkunden, Bücher, gebundene Akten
Mieterakten
Rechnungen, Buchungsbelege
Patientenakten
Schriftwechse, E-Mails
Personalunterlagen
Pläne e.t.c.

Ob wir Ihre Belege in Farbe, Schwarz/Weiß oder Graustufen scannen, entscheiden wir mit Ihnen gemeinsam nach Qualität der Akten

Unser Scanservice für Ihren Mehrwert

Zertifiziert nach Qualitätsmanagement ISO 9001:2015 und Informationssicherheit ISO/IEC 27001:2015.
Dokumententyperkennung über Bar- und QR-Code.
Rechtskonforme Digitalisierung von Ordnern, Mappen, Hängeakten, technischen Zeichnungen, Papier- und Transparentvorlagen aller Größen.
Modernste Durchlaufscanner mit Auf- und Durchlicht für alle Formate und Auflagen inkl. Bildverbesserung bei Vorlagen mit mäßiger Qualität.
Lückenlose Dokumentation aller Verarbeitungsschritte.
Bundesweite Scanzentren, in denen auch die Aufbereitung großer Archivbestände sicher und schnell möglich ist.
Bei Bedarf auch vor Ort bei Ihnen möglich – inklusive Bereitstellung der benötigten Hard- und Software.

Der Mehrwert der OCR - Volltextsuche für eine einfache Recherche

Die OCR Texterkennung ist eine Schlüsseltechnologie für die Digitalisierung und Automatisierung vieler Geschäftsprozesse und trägt dazu bei, die Effizienz und Zugänglichkeit von Informationen erheblich zu verbessern.
Alle von uns gescannten Seiten enthalten diese Texterkennung, sodass Sie innerhalb der PDF oder TIF direkt nach Stichworten, Textpassagen suchen können. Zum Beispiel Kundennummern, Datum, Rechnungsnummern, Namen, Produkte.

Diese einfache Recherche erleichtert Ihnen die Arbeit enorm gegenüber der Suche in Ihrer Papierakte. Wenn der Suchbegriff mehrmals enthalten ist, wird Ihnen das angezeigt. Dafür benötigen Sie keine zusätzliche Software. Sie können jedes Programm zum öffnen einer PDF nutzen, wie zum Beispiel den ADOBE-Reader.

Test-Scan Ihrer Akten

Jeder Kunde hat unterschiedliche Anforderung. Jeder Beleg und jeder Aktenordner ist unterschiedlich. Daher empfehlen wir für Digitalisierungsprojekte ab ca. 50 Aktenordnern unseren Test-Scan. Bei sehr großen Projekten ist eine Beratung vor Ort auf jeden Fall empfehlenswert. Unser Außendienst kann die Prozesse vor Ort am besten bewerten und mit Ihnen entscheiden, welche Variante geeignet ist.

Zum Beispiel: Ist eine vollständige Digitalisierung der Akten und Dokumente sinnvoll? Oder ist ein hybrides Archiv ggf. die bessere und günstigere Lösung? Reichen vielleicht nur die letzten drei Jahre in digitaler Form und der Rest wird im REISSWOLF-Archiv gelagert.

Was brauchen wir für den Test?

Für den Probedurchlauf benötigen wir repräsentative Musterakten zum Scannen. Diese können wir beim Beratungsgespräch vor Ort mitnehmen oder per Post entgegennehmen.

Nach der Datenübergabe ermitteln wir gemeinsam mit Ihnen den weiteren Anpassungsbedarf hinsichtlich der Qualität, Bildaufbereitung, Beschriftung und des Speicherplatzes. Wir erfassen die Besonderheiten und kalkulieren Ihnen im Anschluss ein Angebot, welches präzise passt.

Ihr Ansprechpartner

Marcel Rietzschel
Tel. 03722- 50 51 62 88