Referenz LFU
Das Bayerische Landesamt für Umwelt (LfU) ist die zentrale Fachbehörde für Umwelt- und Naturschutz, Geologie und Wasserwirtschaft in Bayern, hat REISSWOLF Sachsen damit beauftragt,
die teils über 100 Jahre alten Dokumente und Zeichnungen zu digitalisieren.
Im Anschluss wurden die Akten zurück zum Auftraggeber transportiert.
Leistungen
- - Digitalisierung von ca. 400 Ordnern mit Pegelakten
- - Digitalisierung von ca. 200 Ordnern mit Beobachtungsblättern
- - Scannen mit Hochleistungsscannern
- - Über 3000 Dokumente/Zeichnungen größer DIN A3
- - Volltexterschließung mittels OCR
Die Ausgangssituation
In Bayern werden seit über 100 Jahren an oberirdischen Gewässern der Wasserstand und der Abfluss gemessen.
Das bayerische Landesamt für Umwelt betreibt ein gewässerkundliches Archiv, in dem für die Pegelmessstellen an bayerischen Gewässern u.a. die Pegelakten seit Beginn der Messungen in Bayern aufbewahrt werden. Ziel war es, alle Pegelstammdaten langfristig zu archivieren und durch die Digitalisierung die Informationen unabhängig vom Arbeitsplatz verfügbar zu machen
» Die Durchsuchbarkeit der digitalisierten Texte stellt für uns einen nicht bezifferbaren Mehrwert dar. «
Die Umsetzung
Die Pegelunterlagen (Stammakten) waren in mehreren Hundert DIN A4-Ordnern abgelegt. Die Aktenordner enthielten Unterlagen mit teilweise sehr unterschiedlichen Größenformaten. Einige Dokumente waren fast 100 Jahre alt und bestanden aus sehr dünnem Papier. Vereinzelt sind auch Heftungen und Klammern verwendet worden, diese wurden zum Scannen entfernt.
Die Unterlagen waren, je nach Original, in Graustufen oder in Farbe zu scannen.
Der überwiegende Teil der Unterlagen lag im DIN A4 und v.a. im DIN A3-Format vor, vereinzelt waren aber auch andere Formate und auch Pläne bis DIN A0 enthalten. Die Unterlagen wurden am LfU in Hof abgeholt und nach dem Scannen wieder in der gleichen Reihenfolge der Blätter im Ordner an den Auftraggeber zurückgegeben.
Grundsätzlich hatte die Lesbarkeit der gescannten Unterlagen oberste Priorität. Um eine nach Kunden-Anforderungen entsprechende Qualität sicher zu stellen, wurden Probescans zur Abstimmung an das LfU geschickt.
Als Grundlage für die geplante Langzeitarchivierung der digitalen Dokumente wurde als Dateiformat Portable Document Format (PDF) in der Norm A-1 (ISO 19005-1:2005) verwendet.
Die Scanauflösung soll je nach Qualität des Originals in 200 bis 300 dpi erfolgen.
Der Kundennutzen
Die Aufbewahrung der Papierstammakten stellt für den Kunden nun keine räumliche Herausforderung mehr dar. Eine Reduzierung des Platzbedarfes durch Ausdünnung der Akten kann nun vorgenommen werden.
Der zweite Vorteil liegt vor allem darin, dass die Stammakten von allen LfU-Standorten aus oder auch aus dem Homeoffice heraus genutzt werden können. Ein Aktenzugriff erfolgt nun schnell und einfach vom PC und das ohne weiteren Kosten-/Zeitaufwand für die Fahrt ins Archiv.
Das Kundenfeedback
"Die Kooperation über die gesamte Projektlaufzeit hat sehr gut funktioniert“, resümiert Peter Schmidt, Projektleiter beim LfU. Von der Terminabsprache über den Transport der Akten bis hin zu Bereitstellung der Dateien ist alles reibungslos abgelaufen. In einem iterativen Prozess ist zwischen dem Auftragnehmer und dem LfU die optimale Auflösung festgelegt worden. Aufgrund des Umfanges an Daten und der späteren Übernahme in das Behördennetzwerk war der Speicherbedarf und die Performance beim Aufrufen der Dateien ein entscheidender Faktor.
Während der Digitalisierung der Papiermaterials wurden Probleme sofort angesprochen und gelöst. Auch Sonderwünsche wie das zeitliche Vorziehen bestimmter Akten beim Scannen wurden berücksichtigt. Dabei wurden diese Ergebnisdateien außer der Reihe an das LfU übermittelt, um eine Datenanfrage beantworten zu können."