Walter Confiserie.
Seit mehr als einhundert Jahren ist die Walter Confiserie eine feste Instanz im Berliner Westen. Die feinen Nougat- und Marzipanspezialitäten werden auch heute noch nach alten Rezepturen und aus besten Zutaten in der eigenen Schokoladen- Manufaktur produziert.
Basierend auf dem Erfahrungsschatz des Unternehmensgründers und Chocolatiers Hugo E. Walter entstehen die einzigartigen Kreationen bis heute in traditioneller Handarbeit.
Leistungen
- REISSWOLF 360°
- Digitaler Posteingang
- Digitalisierung
- Dokumenten-Management mit REISSWOLF f.i.t.
- Physische und digitale Archivierung
- Akten- und Datenvernichtung
Die Aufgabe
Tradition trifft Moderne. Das war die Vision, mit der die Walter Confiserie auf REISSWOLF zukam. Konkret wünschte sich der Kunde eine Verbindung seiner traditionellen Handarbeit mit modernen und transparenten Geschäftsabläufen in einem möglichst papierlosen Büro.
Für uns eine unserer liebsten Aufgaben, denn genau das entspricht auch unserem Anspruch. Mit unserem 360° Leistungsportfolio rund um ein sicheres Datenmanagement verbinden wir Analoges und Digitales zukunftsfähig und rechtskonform. Das gilt für die Digitalisierung, die Archivierung und ebenso für die Aktenund Datenvernichtung.
Unsere langjährige Erfahrung im verantwortungsvollen Umgang mit Daten jeglicher Art überzeugte den Kunden und er entschied sich dieses Projekt gemeinsam mit REISSWOLF umzusetzen.
» Wir möchten die große Transparenz und Flexibilität, in der täglichen Arbeit nicht mehr missen. «
Nils Hölterhoff
Geschäftsführer der Walter Confiserie
Die Umsetzung
Den ersten Schritt hatte der Kunde bereits durch die Einführung eines ERP-Systems für die Produktionsprozesse getan. Das heißt, der Kernprozess vom Einkauf über die Produktionssteuerung verlief bereits digital.
Mit REISSWOLF sollte nun die Digitalisierung in allen Sekundärprozessen, innerhalb der Administration, umgesetzt werden.
Dafür wurde im ersten Schritt ein Teil der Altakten physisch im REISSWOLF Hochsicherheitsarchiv eingelagert. Über die REISSWOLF Archivierungssoftware kann der Kunde aber jederzeit und standortunabhängig seine Akten anfordern und erhält sie je nach Wunsch physisch oder als Scan on demand.
Zusätzlich wurden bei der Walter Confiserie REISSWOLF Sicherheitsbehälter platziert, in denen die Akten gesammelt wurden, die direkt vernichtet werden sollten.
Zeitgleich zur Archivierung wurde die Digitalisierung der laufenden Akten vorbereitet, indem der Kunde seine Akten verpackte und durch REISSWOLF abholen ließ. Am Digitalisierungsstandort wurden die Akten von REISSWOLF Mitarbeitern vor dem Scan-Prozess entklammert und entheftet.
Die Digitalisierung der Akten war Voraussetzung, um die Dokumente zukünftig digital in REISSWOLF f.i.t. verwalten zu können und damit eine größtmögliche Transparenz in allen Geschäftsprozessen zu erlangen.
REISSWOLF f.i.t. ist ein webbasiertes, revisionssicheres Cloud-Archiv, das dem Kunden durch die sekundenschnelle, orts- und zeitunabhängige Recherche ein modernes Datenmanagement ermöglicht. Mehrere Mitarbeiter der Confiserie haben nun zeitgleich Zugriff auf ein und dieselbe Akte.
Der Kundennutzen
Größtmögliche Transparenz bei höchster Sicherheit für die eigenen Daten, das ist es wovon der Kunde profitiert.
Zusätzlich spart die Walter Confiserie durch die Digitalisierung aller geschäftsübergreifenden Prozesse viel Zeit und Geld.
Teure Raummieten für die Archivierung entfallen und kostbare Arbeitszeit, die früher für aufwendiges Suchen von Akten und Unterlagen aufgebracht werden musste, sind nun kein Thema mehr.
Stattdessen sind alle relevanten Dokumente schnell auffindbar, können nicht mehr verloren gehen und der Kunde muss sich über die Rechtssicherheit seiner Daten keine Gedanken mehr machen.
» Heute verwaltet die Walter Confiserie ihre Dokumente revisionssicher und digital über das Cloud-Archiv REISSWOLF f.i.t. «
Das Kundenfeedback
„Wir freuen uns, dass es uns dank REISSWOLF so gut gelungen ist, unsere traditionellen Werte zu bewahren und trotzdem modern und digital aufgestellt zu sein. Wir möchten die große Transparenz und Flexibilität, in der täglichen Arbeit nicht mehr missen. Auch unsere Mitarbeiter haben sich sehr schnell an die digitalen Geschäftsprozesse gewöhnt.
Hinzu kommt, dass sowohl die Kosten- als auch die Zeiter- » Heute verwaltet die Walter Confiserie ihre Dokumente revisionssicher und digital über das Cloud-Archiv REISSWOLF f.i.t. « sparnis für uns ein großer Gewinn sind und wir dadurch wieder über freie Ressourcen verfügen, die wir anderweitig nutzen können. Und als tollen Nebeneffekt haben wir nun auch ein optisch schönes und entschlacktes Büro“, erklärt Nils Hölterhoff, Geschäftsführer der Walter Confiserie.
Die Perspektive
Aktuell ist der Kunde noch einen letzten Schritt vom papierlosen Büro entfernt. Deshalb zieht die Walter Confiserie auch den digitalen Posteingang für sich in Erwägung. Hierbei wird die komplette Eingangspost tagesaktuell gescannt und dem Kunden anschließend ebenfalls in REISSWOLF f.i.t. zur Verfügung gestellt. Zusätzlich werden alle physischen Poststücke des Kunden archiviert und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist datenschutzkonform vernichtet.