Digitalisierung

digitales Archiv REISSWOLF

Dokumentenmanagement ist individuell. Auch beim Zusammenspiel von        
Aktendigitalisierung und Aktenarchivierung mit REISSWOLF Archiv. Und das ist gut so,
denn insbesondere das Scannen von sehr großen Datensätzen kombiniert mit extrem
schmalen Prozessen bei der digitalen und physischen Ablage von Dokumenten
verlangt nach bedarfsgerechten Lösungen. Als Spezialist ist REISSWOLF Archiv
da Ihr Kompetenz-Center für eine neue Archiv-Ära.

Digitalisieren von Dokumenten

Mit einer digitalisierten Akte beschleunigen Sie den Zugriff auf Ihre Dokumente. So gestalten Sie Ihre Arbeitsprozesse effizienter, denn Sie haben rund um die Uhr und von jedem Ort Zugriff auf Ihre Akten.

Wie wird die Akte gescannt?

Wir holen Ihre Dokumente ab und bringen sie in unseren Archivstandort. Dort scannen wir Ihre Akten mit modernsten Hochleistungsscannern und Ultraschallsensoren zur Erkennung von Doppelblatteinzügen. Qualifizierte Mitarbeiter steuern und überwachen den Scan-Prozess.
Das Ergebnis sind PDF / A-Dateien. die für eine Langzeitarchivierung geeignet sind und über eine Volltext-OCR-Erkennung für die Schlagwortsuche verfügen. Pro Akte erstellen wir für Sie eine PDF / A-Datei, die nach der Originalakte benannt wird. Auf Wunsch werden die in der Originalakte enthaltenen Registerbezeichnungen in der digitalisierten Akte abgebildet.

Übergabe der digitalen Dokumente

Ihre digitalisierten Akten stellen wir Ihnen über ein von Ihnen favorisiertes Medium zur Verfügung, wie z. B. CD / DVD / Webarchiv, ftp-Server usw. Die Revisionssichere Ablage können wir Ihnen auch bei größeren Datenmengen, mittels externen Speichermedium, durch ein selbsttragendes Archiv ermöglichen.

Danach haben Sie folgende Optionen:

•    Die Akten können wir Ihnen Wunsch wieder zurückschicken
•    Die Akten können auf Wunsch nach dem elektronischen Signieren oder nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen nach BDSG fachgerecht vernichtet werden.
•    Akten sind häufig teure Mieter. Denken Sie darüber nach, ob Sie Ihre Akten in unserem Sicherheitsarchiv auslagern. Selbstverständlich unter höchsten Sicherungsbedingungen.

Wir bieten Ihnen die Digitalisierung von

Verträgen • Urkunden • Rechnungen • Buchungsbelege • Schriftwechsel • Personalunterlagen
• Patientenunterlagen •  Personalunterlagen • E-Mails • Pläne e.t.c.

Mehrwert:

Schaffung von zusätzlichen Nutzflächen • Einsparungen von Personalkosten • Lagerung ohne Mehrkosten • Überblick über den Gesamtbestand aller Dokumente • schnelles Auffinden der richtigen Akten • permanente, schnelle, sichere Zugriffs- und Kontrollmöglichkeiten auf Akten und Daten • zertifizierte Vernichtung nicht mehr benötigter Dokumente

Elektronische Signatur

Mit  einer  elektronischen  Signatur  wird  die  Ausführung  eines  Prozesses  bestätigt, z.B. die Umwandlung von Papierdokumenten in elektronische Dokumente.
Die Signatur wird für den Nachweis genutzt, dass der Inhalt eines elektronischen Dokuments zu einem bestimmten Zeitpunkt als Original vorlag.
Wer also seine Akten im Anschluss vernichten möchte, geht mit der elektronischen Signatur seiner Akten den sicheren Weg. Der Scan-Operator bestätigt mit seiner persönlichen elektronischen Signatur die Übereinstimmung zwischen Papierbeleg und elektronischem Abbild und somit die Echtheit. Im Fall einer Manipulation würde der Dateianhang automatisch erlöschen. Das gescannte Dokument ist somit gegen spätere Manipulationen geschützt und das Papieroriginal kann vernichtet werden.

Service:

Transport über Sicherheitsbehälter  • Abholung der Akten durch REISSWOLF Personal, gemäß § 5  BDSG verpflichtet • kein Fremdzugriff durch Subunternehmen •  Sie erhalten pro Ordner eine durchsuchbare PDF-A-Datei oder unser Suchprogramm • elektronische Signatur • Speicherung der Daten auf ein gewünschten Datenträger • Rückführung oder Vernichtung nach der Digitalisierung • Protokolierte Transport und Verarbeitungswege


Kontakt

REISSWOLF
Akten-und Datenvernichtung GmbH
Fischweg 14 a, 09114 Chemnitz
  • Telefon +49 371 - 4 58 56 68-0
  • Telefax +49 371 - 4 58 56 68-65
  • E-Mail

Neue Archivhalle

Die REISSWOLF Sachsen GmbH hat ihre Kapazitäten erweitert. Zu den beiden Archivhallen mit einer Lagerfläche von 4800 m², ist eine neue drei stöckige datenschutzgerechte Archivhalle von 4200 m²  hinzugekommen.

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