Lexikon

Akteneinlagerung und Archivierung

Sie können individueller archivieren, als Sie denken.

Das tagtägliche Business wäre umso wirtschaftlicher, platz- und zeitsparender, könnte man sich allein durch zukunftsorientiertes Aktenmanagement immer auf das Wesentliche konzentrieren um diese wichtigen Ressourcen freizusetzen. Zukunftsorientiertes Aktenmanagement, das REISSWOLF auszeichnet – sowohl bei der einfachen REISSWOLF Aktenlagerung für die reine Aufbewahrung und „Dann-undwann-Zugriffe“ als auch beim ganzheitlichen REISSWOLF Archivservice. Mit RWAS – einem eigens entwickelten webbasierten Verwaltungstool – das Effizienz neu definiert. Ob Sie dabei extern oder hausintern Ihren alten oder neuen Aktenbestand archivieren möchten – RWAS bietet Ihnen ein immer aktuelles Archiv. Und zwar ganz nach Ihren Wünschen mit permanenten, schnellen Kontroll- und Zugriffsmöglichkeiten auf Ihre Akten und Daten – und das mit nur einem Mausklick.

Aktenmanagement

Meine Akten. Meine Daten. Mein Archiv.

Dokumentenmanagement ist ein komplexes Thema – und aufgrund der vielen Vorschriften ein heikles dazu. Bei REISSWOLF sind Ihre Akten in den besten Händen.
REISSWOLF entwirft mit Ihnen ein individuelles Archvierungskonzept, das Wirtschaftlichkeit, Service und Sicherheit vereint.

Mehrwert:
Schaffung von zusätzlichen Nutzflächen • Einsparungen von Personalkosten • Sicherheitslagerung ohne Mehrkosten • Überblick über den Gesamtbestand aller Dokumente • schnelles Auffinden der richtigen Akten • permanente, schnelle, sichere Zugriffs- und Kontrollmöglichkeiten auf Akten und Daten • zeitnahe Zustellung angeforderter Akten • lückenloser Nachweis des Aktenverbleibs • zertifizierte Vernichtung nicht mehr benötigter Dokumente • ein immer aktuelles Archiv

Sicherheit
Videoüberwachte Archivhallen • Einbruch- und Brandmeldeanlagen mit Aufschaltung • Verpflichtung des REISSWOLF Sicherheitspersonals auf § 5 BDSG • protokollierte Zugangskontrolle • Akteneinsicht nur in separaten Räumen für zuvor autorisierte Personen • „chaotische” Archivierungssystematik • Dokumentation sämtlicher Aktenbewegungen • nach DIN EN ISO 9001:2008 zertifizierte Verfahrens- und Prozessabläufe • Qualitätssicherung durch regelmäßige externe Audits und interne Sicherheitsrevisionen

Service
Hauseigener Kurierdienst für Aktenzustellungen • Erstellung von nachhaltigen, ganzheitlichen und individuellen Dokumentenmanagement-Konzepten • regionale oder bundesweite Lagerung und Archivierung von Akten und Dokumenten • externe und interne Archivierung • digitale Archivierung • Erfassung der Dokumente nach kundenspezifischen Vorgaben • Lagerung in mehrfach gesicherten Archivräumen • zeitnahe Zustellung gewünschter Dokumente • permanente Verbesserung der Arbeitsprozesse durch enge Zusammenarbeit mit Kunden • automatische Benachrichtigung nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen

Aktenschredder

Ein Aktenschredder, zerstört Dokumente, indem er sie mechanisch in kleine Papierstreifen zerteilt (Partikelschnitt). Je sensibler die Dokumente sind, desto kleiner müssen diese Papierstreifen ausfallen.

Die handelsüblichen Aktenschredder sind zwar oft sehr günstig, können dann aber nur selten die erforderliche Sicherheitsstufe erreichen und wenn doch sind die Anschaffungskosten enorm hoch. Bereits ab einem kleinen Bestand an Akten oder Datenträgern bietet sich die professionelle Datenträgervernichtung von REISSWOLF an. So sparen Sie erhebliche Personalkosten und Anschaffungskosten ein.

Wann immer es Ihnen möglich ist können Sie auch selbstanliefern.

Aktenvernichter

In vielen Unternehmen und Büros dienen Aktenvernichter der Zerstörung von Datenträgern.

Doch lohnt es sich immer diesen auch zu nutzen?

Sie sind durchaus effektiv, wenn es darum geht, falsche Ausdrucke, schlechte Kopien oder Dokumente, die nicht zur Archivierung vorgesehen sind, sofort zuzerstören. Ab einerbestimmten Menge an Papier rechnet sich ein solcher Aktenschredder jedoch nicht mehr. Da der Durchsatz sehr gering ist und Sie die Ordner zudem noch ausheften und von Fremdbeständen trennen müssen, fallen hier verstärkt Personalkosten an. Sie müssen ihn warten, reparieren, entleeren, das Papier entsorgen und irgendwann entsorgen.

Fazit:

Ein günstiger Aktenvernichter bindet zu viel Personal, da sein Durchsatz gering ist. Bei einem größeren Aktenvernichtersind hingegen Anschaffungs- und Betriebskosten sehr hoch.

Die Aktenvernichtung von einst ist zum Datenmanagement geworden. Ein Produkt, das sich unter dem Markenzeichen REISSWOLF international etabliert hat.

Aktenvernichtung

Wie viel von dem, was man heute als sicher bezeichnet, ist tatsächlich sicher?

Die Akten- und Datenvernichtung bei REISSWOLF Sachsen ist es:
Von der protokollierten Abholung in Sicherheitsbehältern, über den Transport in REISSWOLF Spezial-Fahrzeugen und der Entladung in videoüberwachten Sicherheitsschleusen, bis hin zur Zerkleinerung Ihrer sensiblen Dokumente.

Hermetisch gesicherte Vernichtungsanlagen und -prozesse garantieren eine hundertprozentig geschlossene Service- und Sicherheitskette nach DIN EN ISO 9001:2008
Das „Verfahren zur Vernichtung der Akten“  wurde zudem mit dem Datenschutz-Gütesiegel ausgezeichnet.

Personenbezogene Daten (z.B. Name, Anschrift, Telefonnummer,usw.) oder Wirtschaftsbezogene Daten (z.B. Auswertungen, Prognosen, Umsätze, usw.) dürfen nicht für jedermann zugänglich sein und entsprechender Sicherheitsstufe vernichtet werden.

Aktenvernichtung Preisvergleich

Wer noch nicht weiß, ob er sich einen eigenen Aktenvernichter kauft oder ob er die Dienstleistung der Akten und Datenträgervernichtung in Anspruch nimmt, der kann über den Preisrechner-Aktenvernichtung sich vorab informieren.

Vergleiche der internen und die externen Aktenvernichtung:

Intern – eigene VernichtungExtern – Vernichtung mit REISSWOLF
- hohe Investitionskosten
- Reparatur - und Servicekosten
- hoher Raumbedarf für Vernichter und 
 Papierreste
- Personalaufwand für Vernichtung
- Lärm - und Staubentwicklung
- Rückstände müssen entsorgt werden
  (evtl.Müllgebühren)
- Restpapier kann Deponiemüll sein und  
  belastet die Umwelt
- geringer Datenschutz 
  (Zwischenlagerung , Reste in Streifen )
- unbequem , da zusätzliche Arbeit
- Datenmaterial liegt vor der Vernichtung
  neben dem Vernichter
- vernichtetes Material wird nur bei sehr
  teuren Geräten ( sg. Cross cutter ) 
  rückinformationssicher zerstört ,
  Reststoffe sind nicht recycelbar
- sofortige Vernichtung ( wenn das
  Material sofort in den Vernichter
  gegeben wird)
- Verlust des Datenschutzes bei Ausfall
  des Gerätes

- keine Investitionskosten
- kein zusätzlicher Personalaufwand
- keine Reparatur und Wartungskosten
- geringer Raumbedarf für 
  Sicherheitscontainer
- keine zusätzlichen Arbeiten
- keine Lärm und Schmutzentwicklung
- keine zu entsorgenden Rückstände
- keine Mehrkosten für Reststoffe
- Datenmaterial nicht zugänglich und
  sofort geschützt
- ständige Verfügbarkeit der Sicherheits-
  container
- Vernichtung am Tage der Abholung
- Der Focus kann wieder auf die
  eigentlich Arbeit gelegt werden
- das zu vernichtende Material wird
  datenschutzgerecht zerkleinert und 
  zusätzlich verwirbelt und zu Ballen
  verpresst ,ist somit rückinformations
  sicher und receycelfähig
- Die Container können bis vor das 
  Archiv in den jeweiligen Gang gestellt  
  werden
- Das Reisswolf Personal kann für Sie 
  das Archiv beräumen

 

 

Archivberäumung

Wir übernehmen die Arbeit für Sie

Bei der Archivberäumung fällt nicht selten viele  Regalgänge-und- Meter an Akten zur Vernichtung an. Überlassen Sie die Arbeit den Profis. Wir konzipieren mit Ihnen die optimale Lösung, auch wenn mal kein Aufzug vorhanden ist oder andere Hindernisse zu überwinden sind.
Nach Ihren Vorgaben verladen unsere qualifizierten und nach § 5 des BDSG verpflichteten  Mitarbeiter, die Akten aus Ihrem Archiv in unsere Sicherheitsbehälterbehälter. Das Material wird im Anschluss in unserer Anlage nach dem Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetztes geshreddert.

Archivkonzept

Drei Varianten, die überzeugen:

Smart – lagern Sie Ihre Akten einfach aus.  

So sparen Sie Raum- und Personalkosten und können sich wieder voll und ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren. Wir kümmern uns um die datenschutzkonforme Aufbewahrung und Archivierung, Verwaltung und Vernichtung Ihrer Akten und Daten.

Business – verwalten Sie Ihre ausgelagerten Akten.

Dafür haben wir exklusiv unsere webbasierte RWAS (REISSWOLF Archiv Software) entwickelt. Mit Hilfe des RWAS-Webportals verwalten und recherchieren Sie in Ihrem Bestand – dies alles absolut sicher verschlüsselt und mit passwortgeschütztem Zugriff. Bei Bedarf stellen wir Ihnen umgehend die gewünschten Unterlagen zu.
Die digitale Datenverwaltung funktioniert selbstverständlich niederlassungsübergreifend. Das ist speziell für überregional strukturierte Unternehmen ein enormer Vorteil. Mit der REISSWOLF Archiv-Software können Sie jederzeit den kompletten Dokumentenbestand überprüfen und benötigte Daten lokalisieren.

Professionell – verwalten Sie Ihre laufenden und ausgelagerten Akten.  

Für ein lückenloses Archivmanagement bieten wir Ihnen mit RWAS Office schließlich die Möglichkeit, Ihre laufenden Aktenbestände bereits bei Entstehung zu erfassen und umfassend digital zu verwalten. RWAS macht’s möglich. Genial, einfach, schnell.

Aufbewahrung

Sie können individueller archivieren, als Sie denken.

Das tagtägliche Business wäre umso wirtschaftlicher, platz- und zeitsparender, könnte man sich allein durch zukunftsorientiertes Aktenmanagement immer auf das Wesentliche konzentrieren, um diese wichtigen Ressourcen freizusetzen. Zukunftsorientiertes Aktenmanagement, das REISSWOLF auszeichnet – sowohl bei der einfachen REISSWOLF Aktenlagerung für die reine Aufbewahrung und „Dann-undwann-Zugriffe“ als auch beim ganzheitlichen REISSWOLF Archivservice. Mit RWAS – einem eigens entwickelten webbasierten Verwaltungstool – das Effizienz neu definiert. Ob Sie dabei extern oder hausintern, Ihren alten oder neuen Aktenbestand archivieren möchten – RWAS bietet Ihnen ein immer aktuelles Archiv. Und zwar ganz nach Ihren Wünschen mit permanenten, schnellen Kontroll- und Zugriffsmöglichkeiten auf Ihre Akten und Daten – und das mit nur einem Mausklick.

Aufbewahrungsfristen

Wissen, was wichtig ist.

Das Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet Kaufleute zur Aufbewahrung von geschäftlichen
Unterlagen, es gibt aber auch steuerliche Gründe zur Aufbewahrung.
Sie möchten jederzeit und schnell wissen, welche Dokumente Sie wann vernichten dürfen?
Dann informiert Sie die aktuelle Liste aufbewahrungspflichtiger Unterlagen.

Aufbewahrungsfristen
 

BDSG- Bundesdatenschutzgesetz

Die Grundlage unserer Arbeit ist das Bundesdatenschutzgesetz und das Sächsische Datenschutzgesetz in Verbindung mit der DIN 66399.Sowohl das BDSG, als auch das SächsDSG verlangen von uns die Realisierung bestimmter technischer, organisatorischer und personeller Voraussetzungen, siehe § 9, die den ordnungsgemäßen und sicheren Transport sowie die Vernichtung des Materials gewährleisten.

Das deutsche Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) regelt zusammen mit den Datenschutzgesetzen der Länder und anderen bereichsspezifischeren Regelungen den Umgang mit personenbezogenen Daten, die in IT-Systemen oder manuell verarbeitet werden, speziell durch den § 9.
§ 9 Technische und organisatorische Maßnahmen
Öffentliche und nicht-öffentliche Stellen, die selbst oder im Auftrag personenbezogene Daten erheben, verarbeiten oder nutzen, haben die technischen und organisatorischen Maßnahmen zu treffen, die erforderlich sind um die Ausführung der Vorschriften dieses Gesetzes, insbesondere die in der Anlage zu diesem Gesetz genannten Anforderungen, zu gewährleisten. Erforderlich sind Maßnahmen nur, wenn ihr Aufwand in einem angemessenen Verhältnis zu dem angestrebten Schutzzweck steht.
REISSWOLF ist diesbezüglich Bundesweit durch die ISO 9001:2008 Zertifiziert.

Containerservice

REISSWOLF Behälter sind sich ihrer Sache absolut sicher.

Die speziell von REISSWOLF für die Akten- und Datenträgervernichtung
entwickelten Behälter entsprechen den höchsten Sicherheitsstandards und sind
in den unterschiedlichsten Größen und Formaten verfügbar. Robust, durch
verstärkten Metallkorpus sowie mit integrierten Schlössern oder elektronischen
Schließsystemen ausgestattet, sind sie der perfekte Bodyguard. Die Behälter
können je nach Kundenwunsch zur Dauergestellung oder Einmalaktion eingesetzt werden.
Die Sicherheitsbehälter dienen zur gewährleisten der sicheren Abholung und Transport bis zur Vernichtung im Sicherheitsbereich.

Dabei sind Sie für alle folgen datenbehafteten  Materialien geeignet:

Akten • Disketten • CDs • DVDs • Datenbänder • Videobänder • Musikkassetten
Mikrofilme • Röntgenbilder • Filme • Druckformen • Disketten • Magnetbandkassetten
• ID-Karten • Festplatten • Speichersticks • Cipkarten • Halbleiterfestplatten (SSD)
• mobile Kommunikationsmittel

Für den Transport zur Akteneinlagerung oder Aktenumlagerung werden Archiv- Behälter mit speziellen Schließsystemen eingesetzt. Das Umzulagernde Material ist somit von der Abholung bis zur Anlieferung im Archiv, vor fremden zugriffen geschützt. 

Datenschutzbeauftragter

Wenn Ihnen der Datenschutz lästig wird     

Die Komplexität von betrieblichem Datenschutz steigt proportional rasch an. Zunehmend schneller werden mehr Daten übermittelt und anvertraut. Die Verantwortung gegenüber Kunden, Mitarbeitern, Geschäftspartnern und Mitbürgern wächst. Und - immer kurzfristiger müssen sich Unternehmen wie Behörden auf neue Gesetze einstellen. Kein Wunder also, dass man hier Klarheit schafft, das Thema Datenschutz an einen externen Beauftragten delegiert und die individuelle Datenschutzberatung von REISSWOLF Sachsen nutzt.
Profitieren auch Sie von unseren Experten und den Zielen sowohl datenschutzkonforme Prozesse zu bilden, als auch höchste Rechtssicherheit zu bieten und mit geringstmöglichen Eingriffen in Ihre bewährten unternehmensinternen Arbeitsabläufe zu kombinieren. Fachkompetent, flexibel und effizient beraten wir Sie in allen Datenschutzfragen und zwar praxisnah, kostensparend und ressourcenbildend.

Datenträger

Datenträger sind überall…

Wenn man sich mal in seinem Büro umschaut, stößt man auf eine Vielzahl Datenträger die nicht so einfach in den Müll gelangen sollten.

Zählen Sie doch mal hoch. Telefone mit Adressen, Stempel, Handys, USB-Sticks, CDs, DVDs, Disketten, Thermorollen vom Faxgerät, ID-Karten, Folien, Aufsteller mit Reklame usw.

Damit all die schutzbedürftigen Informationen nicht in die falschen Hände geraten, übernimmt REISSWOLF für Sie die Arbeit von der Abholung bis zur Vernichtung und Verwertung.
Als ein zertifiziertes Unternehmen für Akten und Datenträgervernichtung sind wir seit 20 Jahren  der Spezialist für vernichten und recyceln.

Mit lückenloser Sicherheitskette, werden Ihre Datenträger am Tage der Abholung bei uns im überwachten Sicherheitsbereich, in einem speziell für Datenträger entwickelten Hochleistungs-Schredder zu winzigen Partikel zerkleinert.

Datenträgervernichtung

Datenträger sind überall…

Wenn man sich mal in seinem Büro umschaut, stößt man auf eine Vielzahl Datenträger die nicht so einfach in den Müll gelangen sollten.

Zählen Sie doch mal hoch. Telefone mit Adressen, Stempel, Handys, USB-Sticks, CDs, DVDs, Disketten, Thermorollen vom Faxgerät, ID-Karten, Folien, Aufsteller mit Reklame usw.

Damit all die schutzbedürftigen Informationen nicht in die falschen Hände geraten, übernimmt REISSWOLF für Sie die Arbeit von der Abholung bis zur Vernichtung und Verwertung.
Als ein zertifiziertes Unternehmen für Akten und Datenträgervernichtung sind wir seit 20 Jahren  der Spezialist für vernichten und recyceln.

Mit lückenloser Sicherheitskette, werden Ihre Datenträger am Tage der Abholung bei uns im überwachten Sicherheitsbereich, in einem speziell für Datenträger entwickelten Hochleistungs-Schredder zu winzigen Partikel zerkleinert.

Datenvernichtung

Ein Trend ist zu erkennen

Die Zeiten der riesigen Papierarchive sind scheinbar unwiederbringlich vorbei.
In jedem Unternehmen, ganz gleich welcher Größe, werden personen-und-wirtschaftsbezogene Daten magnetisch, optisch oder digital gespeichert.
In jedem Büro findet man einen Computer und die Anforderungen der Gesellschaft an Sicherung von Daten und Informationen steigen kontinuierlich.

Die digitalen Poststellen haben sich bereits etabliert, in denen Papierdokumente mittels Scanner in digitale Form gebracht werden und in den digitalen Workflow des Unternehmens integriert werden. Doch nicht nur Papier ist dem Zahn der Zeit ausgesetzt. Eine zerkratzte CD,
eine vom Tisch gefallene externe Festplatte oder ein Virus setzt alles Geltende außer Kraft.
Doch wohin mit den augenscheinlich defekten Material. Kann man ihnen wirklich nichts mehr entnehmen?

In der heutigen multimedialen Zeit, in der man mit Datendiebstahl sogar Geld verdienen kann, ist es oftmals mit wenigen Schritten möglich doch noch an die Informationen zu gelangen.

Datenträger gehören deshalb nicht in den Müll!
REISSWOLF bietet Ihnen ein umfangreiches Sicherheitskonzept zur Datenträger-und Festplattenvernichtung.   


Digitalisierung

digital ist das neue schwarz…

Dokumentenmanagement ist individuell. Auch beim Zusammenspiel von        
Aktendigitalisierung und Aktenarchivierung mit REISSWOLF Archiv. Und das ist gut so,
denn insbesondere das Scannen von sehr großen Datensätzen kombiniert mit extrem
schmalen Prozessen bei der digitalen und physischen Ablage von Dokumenten
verlangt nach bedarfsgerechten Lösungen. Als Spezialist ist REISSWOLF Archiv
da Ihr Kompetenz-Center für eine neue Archiv-Ära.

Wir bieten Ihnen die Digitalisierung von

Verträgen • Urkunden • Rechnungen • Buchungsbelege • Schriftwechsel • Personalunterlagen
• Patientenunterlagen •  Personalunterlagen • E-Mails • Pläne e.t.c.

Mehrwert:

Schaffung von zusätzlichen Nutzflächen • Einsparungen von Personalkosten • Lagerung ohne Mehrkosten • Überblick über den Gesamtbestand aller Dokumente • schnelles Auffinden der richtigen Akten • permanente, schnelle, sichere Zugriffs- und Kontrollmöglichkeiten auf Akten und Daten • zertifizierte Vernichtung nicht mehr benötigter Dokumente

Service:

Transport über Sicherheitsbehälter  • Abholung der Akten durch Reisswolfpersonal, gemäß § 5  BDSG verpflichtet • kein Fremdzugriff durch Subunternehmen •  Sie erhalten pro Ordner eine durchsuchbare pdf-Datei oder Suchprogramm • Speicherung der Daten auf ein gewünschten Datenträger • Rückführung oder Vernichtung nach der Digitalisierung • Protokolierte Transport und Verarbeitungswege


DIN 66399

Sie ist da!

Die neue DIN-Norm zur Datenträgervernichtung. Sie gibt Ihnen den Rahmen für eine geschlossene Prozess-Sicherheit. Sie besteht aus 3 Teilen: DIN 66399-1, DIN 66399-2 und DIN-SPEC 66399-3. Sie ermöglicht Ihnen als „Herr der Daten“ die Schutzklassen und Sicherheitsstufen zu bestimmen und die für Ihren Bedarf angemessene Verfahrenskette zu wählen.
Sie unterstützt Ihre Geschäftsabläufe beim Sparen von Kosten und Zeit durch Effektivität und Effizienz. Sie schützt und schont – Daten und Ressourcen. Und sie ist für uns – völlig NORMal. Denn allein aus dem hoch qualitativen Unternehmensanspruch heraus erfüllt REISSWOLF längst die meisten in der neuen DIN geforderten Standards. Damit spiegelt sich die Marke an den realen Ansprüchen. Und stellt den Kunden in den Mittelpunkt.
Weiter Informationen erhalten sie hier

Festplattenvernichtung

Festplatten haben ein sehr gutes Gedächtnis.

Heute sind Daten durch spezielle Soft- und Hardware angreifbarer denn je – und gerade Festplatten mit zunehmend gigantischeren Speicherkapazitäten erweisen sich als wertvolle Geheimnisträger. Wohin also mit den alten oder defekten Festplatten? Um den unerlaubten Zugriff auf vertrauliche Informationen ganz sicher zu verhindern, reichen herkömmliche Methoden – wie Lösch-Software oder auch physikalische Hilfen – kaum mehr aus.
(Beim Löschen einer Datei wird innerhalb des Dateisystems vermerkt, dass der entsprechende Datenbereich nun frei ist. Trotz neuester Löschprogramme verbleiben die Daten selbst jedoch oft physisch auf der Festplatte erhalten – und lassen sich unter Umständen wieder rekonstruieren)
Nicht so bei der Festplattenvernichtung!
Unsere Vernichtungsanlage für Festplatten zählt zu den modernsten in Europa. Pro Stunde können so mehrere hundert Stück Festplatten – nach den höchsten Anforderungen und vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert – zu winzigen Partikeln geschreddert werden. Dadurch ist die Rekonstruktion zusammenhängender Daten absolut unmöglich.

Papierentsorgung

Bei der Papierentsorgung in Unternehmen, Behörden oder z.B. Kanzleien gilt es wichtige Papiere und Dokumente getrennt vom Altpapier zu entsorgen.
Während das Altpapier direkt dem Papierrecycling zugeführt werden kann, sind datenschutzrelevante wie personen und wirtschaftsbezogene Dokumente, die den Aufbewahrungsfristen unterliegen, einer sicheren Aktenvernichtung zuzuführen.
Auch nach der Aktenvernichtung wird das geschredderte Papier dem Papierkreislauf wieder zugeführt.

Papiervernichtung

Papiervernichter ist ein anderes Wort für Aktenvernichter, Aktenschredder oder Reißwolf.

Auch  bei der Papiervernichtung ist REISSWOLF Ihr professioneller Dienstleister im Bereich der Entsorgung und Vernichtung und dabei deutlich günstiger als die Anschaffung und der Betrieb eines Papiervernichters.
Auch nach der Aktenvernichtung wird das geschredderte Papier dem Papierkreislauf wieder zugeführt.


RWAS

einfach, sicher, schnell

Die mit dem Datenschutz-Gütesiegel ausgezeichnete Archivsoftware, ist ein eigens von REISSWOLF entwickeltes Programm zur sicheren, barcodegestützten und bundesweit einheitlichen Archivierung.
RWAS heißt die REISSWOLF Archiv-Software, die Ihnen rund um die Uhr eine
optimale und effiziente Übersicht und Organisation Ihres gesamten, digital erfassten Aktenbestandes ermöglicht. Was Sie dafür brauchen? Lediglich einen PC mit Internetanschluss und den Zugang zum geschützten Sicherheitsbereich. Alles andere übernehmen wir für Sie. Oder besser gesagt RWAS.

Denn RWAS ist sehr intelligent:
Individuell auf Ihren Bedarf zugeschnitten adaptiert, recherchiert, verwaltet und
pflegt RWAS Ihre Akten und Daten. Und zwar sowohl regional als auch nieder-
lassungsübergreifend mit seinen geschlossenen Archivkonzepten.
Rund um die Uhr hat der REISSWOLF Kunde Zugriff auf seinen gesamten Aktenbestand. Schnell können Akten angefordert und komfortable Zusatzfunktionen flexibel gewählt werden. So erlaubt RWAS, Nutzerkreise und -rechte zu definieren und gibt auf Wunsch über jeden Datenzugriff und jede Aktenbewegung Auskunft.


Scan on Demand

Der Archivmarkt wird immer stärker von Dienstleistungen im Bereich der
Dokumentendigitalisierung durchdrungen. Kunden möchten Ihre Unterlagen auch digitalisiert zur
Verfügung gestellt bekommen können.

Doch für einige Kunden bietet die vollständige Digitalisierung Ihrer Bestände keinen Vorteil.
Selten genutzte Unterlagen können in unserem Archiv,  im so genannten „Scan on Demand - Verfahren“ verarbeitet werden. Dabei bleiben die Akten in Papierform im Lager bis der Kunde diese physisch oder digital anfordert.
Bei der Scan on Demand - Verarbeitung werden die spezifisch angeforderten Unterlagen dank der Barcodeunterstützung schnell herausgesucht und je nach Dokumententyp eingescannt, indexiert und klassifiziert. Die Digitalakten werden Ihnen über unser  Sicherheitsportal der Archivsoftware “RWAS“ verschlüsselt zum Download übermittelt.
Sie haben dann mehrere Tage Zeit sich dann die Datei  auf Ihren PC zu laden um künftig damit arbeiten zu können .Nach Ablauf der Zeit  werden die Inhalte automatisch wieder entfernt um der Datensparsamkeit nachzukommen.


Schredder

Was ein Schredder?


Ein Schredder oder Aktenvernichter ist ein Gerät, mit dessen Hilfe vertrauliche Dokumente zerkleinert werden. Dabei werden diese so zermahlen, zerrissen oder zerschnitten, dass sie sich in feine Streifen oder wie bei der Firma Reisswolf in kleine Fragmente auflösen. Schredder gibt es in verschiedenen Größen, Ausführungen und Sicherheitsstufen.

Je höher die Sicherheitsstufe, desto feiner die geschredderten Papierstreifen oder Fragmente. Kleine Schredder verfügen meist über Schneidwalzen, die sechs bis acht DIN A4-Seiten auf einmal einziehen und zerkleinern können und erfüllen meist nicht die benötigte Sicherheitsstufe.

Bei professionellen Dienstleistern wie REISSWOLF kommen große Schredderanlagen zum Einsatz, die sogar prall gefüllte Aktenordner in einem Durchgang so fein zerkleinern, dass die Dokumente nicht mehrrekonstruierbar sind. Im Nachgang werden die kleinen Partikel verwirbelt und zu 400 Kilo schweren Ballen verpresst und können so dem Papierkreislauf zugeführt werden.

Öffnungszeiten zur Selbstanlieferung

Immer Werktags zu den Öffnungszeiten von 8:00 bis 16:00 Uhr


Prinzipiell können alle Kunden und Neukunden der Firma REISSWOLF-Sachsen, unangemeldet das zu vernichtende Material abgeben. Vorbeifahren, klingeln.  Nachdem Sie sich im Büro angemeldet haben, kommt Ihnen schon ein REISSWOLF-Mitarbeiter mit einem Sicherheitscontainer entgegen und nimmt  die Datenträger entgegen.
Im inneren Sicherheitsbereich gelangt das Material über eine Kippvorrichtung auf das Förderband und wird direkt vernichtet. Wer will, kann bei der Vernichtung zuschauen. Über ein Fenster im Bürobereich, haben Sie die Möglichkeit, den gesamten Sicherheitsbereich zu überschauen, bis auch der letzte Ordner geschreddert ist. Jeder Kunde erhällt anschlißend ein Vernichtungszertifikat, das er nach Bundesdatenschutzgesetz seine Akten vernichtet hat. Zahlen können Sie direkt bar oder per Rechnung.

Sicherheitspressfahrzeug

100 % zugriffssicher
seit Januar 2009 wird bei der Fa. Reisswolf Sachsen zusätzlich zu den herkömmlichen Kofferfahrzeugen eine neue Generation von  Entsorgungsfahrzeugen eingesetzt.
Das von Reisswolf neu entwickelte Sicherheitsfahrzeug ist die deutlich kostengünstigere Antwort auf die “Vernichtung vor Ort“. Denn auch hier wird Ihnen die Vernichtung am Tag der Abholung garantiert.
Vorteile:
•    Sicherheitspressfahrzeug mit modernster Technik
•    elektronisches Behälterschließsystem
•    automatische Behälteröffnung
•    Entleerung über Fahrzeugschleuse im hermetisch abgeschlossenen Pressraum 
•    100 %- Zugriffsschutz durch Verpressung 
•    Fahrzeugbesatzung mit 2 Reisswolf- Mitarbeitern
•    optimal für Sofortbefüllung
•    die Container können zu zweit aus dem Kellerbereich getragen werden

Als Sammelbehälter werden nach wie vor unsere bewährten Sicherheitscontainer bereitgestellt.
Die Entleerung der Sicherheitscontainer beim Kunden vor Ort erfolgt über eine hermetisch abgeriegelte Fahrzeugschleuse. Die Öffnung der Container erfolgt über ein elektronisches Schließsystem. Somit wird jeglicher Zugriff auf das zu vernichtende Material ausgeschlossen. Das verpresste Material wird in unseren Reisswolfbetrieb im überwachten Sicherheitsbereich direkt der Vernichtung zugeführt. Die Vernichtung des Materials erfolgt in der entsprechenden Sicherheitsstufe.
Dadurch leistet Reisswolf noch einen Beitrag mehr zum Umweltschutz, da keine leeren Container mit diesen modernen Fahrzeug transportiert werden.

Vernichtungsprotokoll

Nach Ihrer Akten- oder Datenträgervernichtung erhalten Sie von REISSWOLF ein Vernichtungsprotokoll, auch Vernichtungszertifikat genannt.
Es ist das rechtsverbindliche Original mit Siegel, von dem Sie bei der Abholung für den Transport einen Durchschlag erhalten haben. Mit der Unterschrift zu der Abholung, bei der Fahrer und Kunde  unterschreiben, übernehmen wir die Haftung für das Material.
Das Vernichtungsprotokoll dokumentiert die Arbeitsprozesse und garantiert Ihnen verbindlich, dass eine datenschutzgerechte Vernichtung Ihrer Unterlagen am Tag der Abholung professionell durchgeführt wurde.
Sie haben somit den schriftlichen Nachweis, dass Sie nach Bundesdatenschutzgesetz in Verbindung mit der DIN 66399 Ihre Daten vernichten.

Kontakt

REISSWOLF
Akten-und Datenvernichtung GmbH
Fischweg 14 a, 09114 Chemnitz
  • Telefon +49 371 - 4 58 56 68-0
  • Telefax +49 371 - 4 58 56 68-65
  • E-Mail

Neue Archivhalle

Die REISSWOLF Sachsen GmbH hat ihre Kapazitäten erweitert. Zu den beiden Archivhallen mit einer Lagerfläche von 4800 m², ist eine neue drei stöckige datenschutzgerechte Archivhalle von 4200 m²  hinzugekommen.

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